ERP-järjestelmän käyttöönoton haasteiden tunnistaminen
ERP-järjestelmien käyttöönotto on kallista, hankalaa ja aikaa vievää. Tämän vuoksi ERP-järjestelmien käyttöönottoprojekteilla on suuri uhka epäonnistua tai ainakin venyä aikataulullisesti sekä budjetin puolesta. Siksi on tärkeää tunnistaa yleiset haasteet ennen projektin alkamista ja ratkaista projektin aikana ilmenneitä haasteita tehokkaasti, jotta ERP-järjestelmän käyttöönotto olisi mahdollisimman sujuva.
Opinnäytetyön tavoitteena oli tunnistaa yritys X:n SAP S/4 HANA -implementointiprojektin aikana ilmenneitä haasteita. Työn teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin toiminnanohjausjärjestelmien merkitystä yrityksille, SAP S/4 HANA -järjestelmää sekä aikaisempia tutkimuksia käyttöönottojen tunnistetuista haasteista. Tutkimuksessa analysoitiin haastatteluista, aineistosta sekä teoriasta ilmi tulleita seikkoja ja muodostettiin listaus yrityksen kokemista haasteista.
Toiminnanohjausjärjestelmät
ERP-järjestelmät, eli toiminnanohjausjärjestelmät, ovat olennainen osa yrityksien toimintaa. Ne integroivat yrityksen eri toimintoja, kuten esimerkiksi taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, tuotannon, toimitusketjut, palvelut ja hankinnan, yhden järjestelmän alle. Näin toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat tehokkaan tavan hallita organisaation toimintaa yhden järjestelmän alaisuudessa toimintojen keskustellessa toisilleen. ERP-järjestelmät tulivat käyttöön 1990-luvun lopussa ja ne tarjosivat kasvaville yrityksille kilpailukykyä edistävän järjestelmän.
Viime vuosina on tapahtunut älykkäiden toiminnanohjausjärjestelmien tuoma murros, joka tulee vielä jatkumaan niiden kehittyessä sekä yleistyessä. Yksi näistä uuden aikakauden älykkäistä toiminnanohjausjärjestelmistä on SAP S/4 HANA. Se hyödyntää esimerkiksi koneoppimista ja tekoälyä tarjotakseen edistynyttä analytiikkaa. Niiden avulla voidaan esimerkiksi luoda ennusteita kuluttajien käyttäytymisestä ja näin optimoida tuotantoa.
Käyttöönoton haasteet
Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto ja siten koko yrityksen siirtäminen täysin uuteen järjestelmään on monimutkainen prosessi. Käyttöönotto vaatii mittavia investointeja yritykseltä resurssien puolesta, niin rahallisesti kuin ajallisestikin. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto sekä integrointi olemassa oleviin järjestelmiin ja prosesseihin vaatii huolellista suunnittelua. Siinä on tärkeää varmistaa, että järjestelmä vastaa yrityksen tarpeita sekä katsoa, miten saada yrityksen sisäiset prosessit sopimaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön. Siirtyminen uuteen työtapaan ja järjestelmään aiheuttaa myös usein vastarintaa työntekijöissä.
Kaiken kaikkiaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on monimutkainen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua, hallintaa ja resursseja. Käyttöönoton kompleksisuuden vuoksi projekteissa koetuista haasteista on tehty monia tutkimuksia. Yleisesti tunnistettuja haasteita ovat esimerkiksi johdon tuen sekä resurssien puute, riittämätön projektinhallinta, tiedon siirto ja sen hallinta sekä muutosvastarinta.
Opinnäytetyön tutkimuksen edetessä huomattiin toimeksiantajan käyttöönottoprojektissa ilmenneiden haasteiden olleen sellaisia, joita on tunnistettu ja tutkittu aikaisemmin. Näitä olivat muun muassa:
- Organisaation muutoshallinnan haasteet
- Resurssien puute
- Kommunikointihaasteet
- Projektin suunnittelun riittämättömyys.
Yrityksen pitäisikin ennen projektin alkua ottaa selvää yleisistä haasteista ja yrittää seurata objektiivisesti projektin kulkua, jotta syntyneisiin haasteisiin osattaisiin reagoida. Huolellisella projektin suunnittelulla ja toimivalla projektinhallinnalla voidaan päästä jo pitkälle. Varsinkin riittävien resurssien allokointi mahdollistaa projektin tehokkaan toteutuksen ja sen, että työntekijät eikä yritys veny sietokyvyn äärirajoille.
Artikkelin lähteenä on käytetty Siiri Leinon opinnäytetyötä, joka käsittelee implementointiprojektissa ilmenneitä haasteita syvällisemmin.
Lähde
Leino, S. 2024. SAP S/4 HANA -implementointiprojektin haasteiden tunnistaminen – Case: Yritys X. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.