Hankinnan ja kilpailutusten merkittävyys liiketoiminnassa
Yritysten toimintaympäristö muuttuu koko ajan ja näin ollen korostuu myös hankinnan merkittävyys. Tuotteiden, komponenttien ja raaka-aineiden tulee olla viimeisimpien vaatimusten mukaisia, sekä täyttää jo aikaisemmin laaditut kriteerit. Hankinnan tehtävänä on löytää sopivat toimittajat kustannustehokkaasti tutkimalla joko olemassa olevia toimittajia tai kilpailuttamalla uusia.
Hankinnan osuus yritysten kustannuksista on noin 50–80 % toimialasta ja yritysmuodosta riippuen. On tärkeä ymmärtää mihin kaikkeen hyvällä hankinnalla voidaan vaikuttaa – laatu, ympäristöystävällisyys, kustannustehokkuus sekä riskienhallinta ovat vain muutamia esimerkkejä näistä. Hankinnan tavoitteena on saada raaka-aineet ja tuotteet oikeanlaatuisena, oikeassa määrässä, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan ja hyvällä hinnalla.
Yrityksessä kohdattiin tarve kilpailuttaa uusi toimittaja kampanjapakkauspahveille sekä POS-materiaaleille. Huono laatu sekä täyttämättömät lupaukset yhteisestä innovoinnista saivat aikaan vahvan rintaman muutokselle, joka takia käynnistettiin kilpailutusprojekti kohdeyrityksessä. Kilpailutuksessa korostui halu saada toimittajan roolin lisäksi strateginen kumppani. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia hankinnan merkittävyyttä kilpailutusprojektin avulla. Erityisesti tarkasteltavana oli kilpailutusprosessin parantaminen. Työssä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää muun muassa haastattelemalla hankinnan ammattilaisia.
Kiinnitetäänkö hankintoihin tarpeeksi huomiota?
Useissa yrityksissä kiinnitetään hankintoihin erityistä huomiota ja sen merkittävyys ymmärretään, mutta monilla on siihen vielä parantamisen varaa. Hankintojen tehokkuus vaikuttaa koko toimitusketjuun sekä muihin liiketoiminnan osa-alueisiin ja näin ollen sen tulisi olla tarkastelun kohteena säännöllisesti. Kohdeyrityksessä pidetään hankintoja erittäin tärkeinä ja se korostui uuden toimittajan kilpailutusprosessissa.
Kilpailuttamalla olemassa olevia tai uusia toimittajia voidaan varmistaa paras hinta ja laatu. Toimittajia valitessa tarkat kriteerit tulee olla selvillä jo heti prosessin alussa. Vaikka olemassa olevat toimittajat täyttäisivät vaaditut kriteerit, on silti hyvä tutkia vaihtoehtoja ja samalla antaa mahdollisuus olemassa oleville toimittajille tarjota parempaa sopimusta. Toimittajille on hyvä myös tehdä selväksi, että hinta ja sopimus tullaan tarkistamaan aina uudelleen, ettei heiltä saadun palvelun ja tuotteiden sekä raaka-aineiden laatu laske.
Kilpailuttamalla olemassa olevia tai uusia toimittajia voidaan varmistaa paras hinta ja laatu
Projektissa onnistuttiin saavuttamaan merkittäviä kustannussäästöjä, mutta myös laatuun odotetaan saatavan parannuksia. Valittu toimittaja osoitti olevansa strateginen kumppani toimeksiantajayritykselle ja yhteistyön rakentaminen on jo aloitettu. Toimeksiantajayritykselle luotiin prosessimalli tulevaisuuden kilpailutusprojektien parantamista varten. Prosessimallilla pyritään saavuttamaan parempia tuloksia tulevissa kilpailutuksissa.
Yhteenvetona voidaan todeta, että hankintojen ja kilpailutusten merkitystä ei voi aliarvioida. Nämä prosessit ovat välttämättömiä organisaatioille, jotka pyrkivät saavuttamaan tavoitteensa ja varmistamaan samalla tehokkuuden, avoimuuden, sekä kustannustehokkuuden. Hankinnoilla on myös keskeinen rooli riskien vähentämisessä, lainsäädännön noudattamisessa ja innovoinnin edistämisessä. Hankintojen ja kilpailutusten merkitys ulottuu välittömiä etuja pidemmälle, sillä ne ovat hyödyksi koko organisaatiolle ja sen sidosryhmille. Hankinnat vaikuttavat positiivisesti yrityksen tuloslaskelmaan ja näin ollen ansaitsee olla tarkastelun kohteena.
Mäkinen, T. 2023 Campaign Packaging and POS Material tendering in Company X. Opinnäytetyö. Turku: Turun ammattikorkeakoulu