• henkilöstösuunnittelu
• MOST-analyysi
• optimointi
• työntutkimus

Onnistuneella tutkittuun tietoon perustuvalla henkilöstösuunnittelulla parannetaan harppauksittain niin kilpailukykyä, henkilöstön työhyvinvointia kuin asiakastyytyväisyyttäkin.

Henkilöstösuunnittelun merkitystä ei voida vähätellä. Henkilöstökustannukset muodostavat logistiikan alalla tavallisesti yli puolet varaston kustannuksista (Logistiikan Maailma 2022). Henkilöstösuunnittelussa henkilöstöresurssien optimoinnin eli järkevän kohdistamisen tavoitteet ulottuvat kuitenkin vielä merkittävästi kustannussäästöjä laajemmalle. Laadukas henkilöstösuunnittelu tunnistaa sekä mittaa työprosessien käytössä olevien resurssien kuormitusta ja laatua sekä ennakoi tulevan materiaalivirran volyymin vaatimaa resurssitarvetta. Mitatun ja analysoidun tiedon perusteella voidaan henkilöstökäytäntöjä onnistuneesti soveltaen organisoida työtä ja toteutustapoja, johtaa henkilöstön suoriutumisedellytyksiä sekä arvioida ja kehittää jatkuvan parantamisen menetelmillä työn tuloksia ja vaikutuksia liiketoiminnan tavoitteiden tehokkaammaksi toteutumiseksi.

Suunnitelmallisella ja ennakoivalla henkilöstösuunnittelulla varmistetaan työntekijöiden oikeuksien toteutuminen ja työn laadukkaat tulokset. Huolellisesti hiotut työprosessit ja niiden eri vaiheisiin optimoidusti kohdennetut resurssit varmistavat työnteon turvallisuuden ja terveellisyyden. Vastuiden ja järkevien tehtävien jako sekä riittävät resurssit jokaisessa työtehtävässä varmistavat työkuorman tasapainoisen jakautumisen niin työvuorojen kuin työntekijöidenkin välillä. Työprosessien mittaus kertoo oleellista dataa resursseja merkittävimmin kuormittavista tekijöistä, joihin on kannattavaa kohdistaa kehitystyötä. Kaiken kehitystyön ja suunnitelmallisen henkilöstöjohtamisen helmenä työntekijät voivat työssä hyvin, työprosessit hioutuvat yhä kustannustehokkaammiksi ja työn laatu sekä edellä mainittujen seikkojen myötä myös asiakastyytyväisyys paranevat.

Tavoitteena rakentaa henkilöstöresurssien optimointityökalu ja tunnistaa työprosessien merkittävimpiä kehityskohteita

Turun ammattikorkeakoulun tuotantotalouden koulutuksen (AMK) opinnäytetyön tavoitteena oli suorittaa sisälogistiikan hallissa työntutkimus- ja tutkimusanalyysin pohjalta rakentaa työnjohdolle henkilöstösuunnittelun tueksi henkilöstöresurssien optimointityökalu sekä esittää merkittävimpiä kehitysehdotuksia työprosessien sujuvoittamiseksi. Työntutkimus suoritettiin pääosin liikeaikatutkimuksena MOST-työntutkimusmenetelmällä (Maynard Operation Sequence Technique) ja tutkimus kohdennettiin hallissa suoritettavien työprosessien sisältämiin liikesarjoihin. Menetelmää sovellettiin videoimalla hallissa suoritettavien työprosessien kulku ja analysoimalla videoille tallennetut liikesarjojen yksityiskohtaiset tapahtumat tunnuskirjaimien ja vakioitujen matemaattisten työmäärien avulla saaden tulokseksi yksityiskohtaista tietoa eri tapahtumien resurssitarpeesta sekä työprosessien kestosta. Työtä ja työajankäyttöä tarkasteltiin lisäksi havainnointitutkimuksella laajemman kokonaiskuvan saavuttamiseksi. Materiaalivirran volyymia tutkittiin menneitä toimitustietoja analysoiden.

Henkilöstöresurssien optimointityökaluun saatiin saumattomasti yhdistettyä tutkittu ja analysoitu tieto. Työkalun avulla saadaan tarkasteltua niin menneiden, nykyisten kuin tulevien materiaalivirtojen volyymin vaatimaa henkilöstöresurssien tasoa. Työkalu otettiin yksikössä työnjohdon käyttöön onnistuneesti ja henkilöstöresurssien kohdentamista arvioitiin uudestaan tulosten pohjalta. Sähköisen tiedonjaon tehostuessa tulevaisuudessa henkilöstöresurssien suunnittelutyökalulla tapahtuvaa henkilöstösuunnittelua voidaan jalostaa yhä ennakoivampaan suuntaan ja tarkemmin resursseja optimoivaksi.

Työntutkimuksen aikana havaitut kehitystoimenpiteet simuloitiin työntutkimusanalyysiin vaikuttavuuden arvioimiseksi ja tuloksena havaittiin mahdollisuus työprosessien tehostamiseen kymmenillä prosenteilla jo lyhyelläkin aikavälillä. Kehitysehdotukset kohdennettiin erityisesti työntutkimuksen perusteella resursseja eniten kuormittaviin materiaalin siirtoihin, manuaalisiin kirjauksiin sekä työntekijöiden suorittamiin siirtymisiin, kumartumisiin ja nostoihin. Tulokset antavat arvokasta tietoa niin hallissa käynnissä olevaan layoutin uudelleensuunnitteluhankkeeseen kuin myös yleisesti sisälogistiikan työprosessien tehostamistoimenpiteiden kohdistamiseen.

Paikallisella työntutkimuksella on yhä paikkansa

Työn teknisten ja sosiaalisten tekijöiden tiedolla ja ennakointikyvyllä johtaminen vaatii valtavan kokonaisuuden hallintaa jatkuvasti muuttuvissa tilanteissa. Tietojärjestelmien tehokas hyödyntäminen nousee jatkuvasti yhä merkittävämmäksi kilpailutekijäksi. Vauhtiin ja saumattomien tietojärjestelmäratkaisuiden tuomaan tehoon päästäkseen on yrityksen nykyaikana jo ylitsevuotavasti saatavilla olevasta tietomäärästä huolimatta yhä tutkittava työtehtäviä ja -prosesseja siellä, missä työntekijät työtä tosiasiassa suorittavat. Paikallisella tutkimuksella havaitaan oleellisia olosuhteiden, tilojen, laitteiden, koneiden, vuorovaikutuksen ja työmenetelmien vaihtelun vaikutuksia työnkulkuun.

Työprosesseihin ja ajankäyttöön kohdistuva paikallisesti suoritettava järjestelmällinen tutkimus rakentaa henkilöstöresurssien kohdentamispäätösten tueksi todelliseen tietoon pohjautuvan vankan perustan ottaen huomioon myös työpaikan omat kommervenkit. Yhdistettäessä työntutkimusanalyysiin tietoa materiaalivirtojen volyymeista saadaan jo koottua perustavanlaatuinen ydintietojärjestelmä jakamaan arvokasta dataa henkilöstöresurssien kuormittumisesta, työn tuottavuudesta ja jalostusarvosta sekä työmenetelmien ja -prosessien sujuvuudesta. Luotettavan tietopohjan perustalle voidaan jatkaa tietojärjestelmien kehittämistä siten, että eri ilmiöistä saavutetaan riittävän yksityiskohtainen kokonaisnäkemys tavoitteisiin johtavan päätöksenteon tueksi.

Lähteet

• Logistiikan maailma. 2022. Varastointikustannukset. Haettu 30.5.2022 osoitteesta https://www.logistiikanmaailma.fi/logistiikan-toimijat/varastointi/varastointikustannukset/
• Ojala, E. 2022. Henkilöstöresurssien optimointityökalun rakentaminen logistiikkayrityksessä -menetelmänä MOST -työntutkimus. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.