Jäljitettävyys — liiketoiminnan läpivalaisua ja tuotetiedon hallinnan taidetta
Vuonna 2023 on enää hankala nimetä yhtäkään kuluttajatuotetta, josta emme löytäisi joko viivakoodia, sarjanumeroa tai jotain muuta tunnistetta. Tämä kuvastaa hyvin sitä, kuinka laajalti markkinoilla toimivat tuotevalmistajat pyrkivät osaltaan varmistamaan omien tuotteidensa tunnistettavuuden niiden koko elinkaaren ajalta. Tuotteiden tunnistettavuus on kuitenkin vain yksi palanen sitä tuotejäljitettävyyden kokonaisuutta, joka haastaa nykypäivän yrityksiä kasvavissa määrin kehittämään liiketoimintaansa.
Jokainen meistä on harjoittanut jäljittämistä osana päivittäisiä aktiviteettejaan. Toimintana tämä on kuitenkin tyypillisesti kovin arkista, emmekä juuri siksi kiinnitä siihen huomiota. Kyse ei kuitenkaan ole muusta, kuin historiallisten tapahtumien ja tietojen tarkastelusta nykyajassa. Tällöin esimerkiksi ruokakaupassa käyvä asiakas tarkastaa kauppalistastaan, merkitsikö hän jo tarvitsemansa maitopurkit osaksi ruokakärrynsä sisältöä. Samoin tulevan kuukauden budjettiaan suunnitteleva saattaa käydä verkkopankistaan tarkistamassa, joko hän on maksanut tämän kuun sähkölaskun; ja tämän hän tekee palaamalla toteutuneisiin maksusuoritteisiin verkkopankissaan.
Menestyvään liiketoimintaan tähtääville yrityksille kyky jäljittää tuotteidensa tilaus-toimitusketjun historia onkin kullan arvoinen taito.
Liiketoiminnassa jäljitettävyydessä on kyse aivan samasta asiasta. Tällöin jäljitettävyyden kohteena toimivat yrityksen suunnittelemat, valmistamat ja edelleen asiakkaalle myytävät tuotteet. Erityisesti valmistavassa teollisuudessa yritysten valmistamat tuotteet toimivat mahdollisesti parhaina liiketoiminnan läpivalaisijoina. Tällöin tuotteet nimittäin kulkevat yrityksen tuotantoprosessin läpi ja niin tehdessään tuotteisiin liitettävä tieto koostaa erinomaisen datarakenteen asiakaspalvelun, liiketoiminnan kehittämisen, riskienhallinnan, sekä vastuullisuuden kehittämiseksi. Menestyvään liiketoimintaan tähtääville yrityksille, kyky jäljittää tuotteidensa tilaus-toimitusketjun historia onkin kullan arvoinen taito.
Tuotteisiin liitettävän tiedon käsiinsä saaminen ei kuitenkaan ole yhtä yksinkertaista, kuin kauppareissun jälkitarkastelu. Tästä pitää huolen muun muassa se, että tuotteiden tilaus-toimitusprosessi kytkeytyy tyypillisesti osaksi laajaa toimijaverkostoa, jossa on parhaimmillaan jopa tuhansia eri työntekijöitä. Lisäksi tuote saattaa kulkea kymmenien työpisteiden läpi, joissa tuotteelle tehdään lukuisia tuotetta jalostavia toimenpiteitä. Jotta yksittäiselle tuotteelle toteutetut toimenpiteet, tai muut tuotetta kuvaavat tiedot voitaisiin myöhemmin kertoa valmistuneesta tuotteesta, tulisi jokainen suorite, käytetty materiaali, tai mikä tahansa muu merkittävä tiedonpala olla helposti saatavilla ja yksiselitteisesti yhdistettävissä yksittäiseen tuotteeseen.
Teknologia ongelmanratkaisun ytimessä
Vaikka IT-järjestelmien eduista voidaankin puhua yleisellä tasolla, ovat niiden soveltuvuus ja hyödyllisyys aina tapauskohtaisia.
Ilman nykyaikaista teknologiaa jäljitettävyys olisi todennäköisesti joko mahdotonta toteuttaa tai aivan liian kallista ollakseen hyödyllistä. Riippuen tuotteesta ja sen elinkaaren vaiheesta, yrityksille on kuitenkin tarjolla laaja valikoima yritysohjelmistoja, joiden tyypillisenä etuna on tiedonkäsittelyn automatisointi ja tietokantojen yhtenäistäminen. Toisin sanoen dataa voidaan nyt tallentaa, käsitellä ja tarkastella tehokkaasti, sillä järjestelmien ohjelmistot tekevät suurimman työn ihmisen puolesta.
Tätä vaihtoehtoa tarkastellaan opinnäytetyössä Uusitalo (2023), jossa hyödynnettävänä teknologiana toimi ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmä. Työssä pureudutaan tapauksessa käyttöönotettavan järjestelmän kykyyn tarjota edistyneempää tuotetietojen hallintaa siten, että yrityksessä tapahtuva lopputuotteiden käsittely olisi aikaisempaa paremmin jäljitettävissä. Yrityksenä on Suomessa toimiva teknologiateollisuuden pk-yritys, jolle kyseinen järjestelmän käyttöönotto on uusi projekti.
Oikeilla teknologisilla ratkaisuilla edistystä liiketoimintaan
Vaikka IT-järjestelmien eduista voidaankin puhua yleisellä tasolla, ovat niiden soveltuvuus ja hyödyllisyys aina tapauskohtaisia ja niin myös tässä tapauksessa. Järjestelmän tarkastelussa havaittiin nimittäin selkeitä ongelmakohtia yrityksen omien prosessien kanssa sekä puutteita järjestelmän omissa toimintatavoissa. Työssä kuitenkin edettiin, ei vain ongelmien tunnistamiseen, vaan myös ratkaisuehdotusten esittämiseen, joiden pohjalta järjestelmän hyödynnettävyys voitiin nähdä uudessa valossa.
Tulosten pohjalta kyseisen ERP-järjestelmän käyttöönotolle tunnistettiin huomattavia positiivisia vaikutuksia tuotetiedon saatavuudessa, tunnistettavuudessa ja laajuudessa. Järjestelmässä tapahtuva tiedonkäsittelyn automaatio ja sulavan tiedonsiirron tuoma tiedon yhdenmukaisuus toivat selviä ratkaisuja paremman jäljitettävyyden aikaansaamiseksi. Toisin sanoen tutkimustulokset järjestelmän hyödyistä olivat lopulta positiivisen vakuuttavia. Tämän lisäksi tutkimus tarjosi korvaamattoman oppimiskokemuksen allekirjoittaneelle kehittää omaa ammatillista osaamistaan ja samalla työskennellä haastavien, mutta samalla erittäin mielenkiintoisten tehtävien parissa.
Uusitalo, J. 2023. Jäljitettävyyden parantaminen toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Opinnäytetyö. Turku: Turun ammattikorkeakoulu.