Järjestelmällisellä edistymän seurannalla kohti menestyksekästä projektia – Onko olemassa yhtä optimaalista tapaa projektin edistymän seurannalle?
Projektin menestys perustuu suunnitteluvaiheen tuloksiin. Jokaisen projektin edistymistä täytyy kuitenkin seurata, jotta projektin tiedetään pysyvän tavoitteissaan. Edistymän seuranta ei ole toimivaa, jos sitä ei oteta jo suunnitteluvaiheessa huomioon.
Projektin edistymän seuranta on osa projektinohjausta. Edistymän seurannalla on tarkoitus varmistaa projektin laatu-, aikataulu- ja budjettitavoitteiden toteutuminen sekä mahdollisten poikkeamien havaitseminen. Edistymän seurannan merkitystä ei pitäisi vähätellä projekteissa, sillä se parantaa mahdollisuuksia tehokkaaseen ja onnistuneeseen projektiin sekä asiakastyytyväisyyteen. Edistymän seurantaan on erilaisia tekniikoita ja laskukaavoja, joiden ideana on jonkun osa-alueen edistymän, kuten esimerkiksi budjetin vertaaminen projektisuunnitelmaan. Yleinen ongelma onkin, että tehdyt työtunnit ja niistä seuranneet kustannukset eivät kerro työn todellista edistymää, mutta parempiakaan mittareita edistymän seurannalle ei juurikaan ole. Jotta edistymän seurannasta saataisiin toimivaa, tulee se huomioida suunnitteluvaiheessa panostamalla työmääräsuunnitteluun ja työnositukseen.
Opinnäytetyönä uustuoteprojektien edistymän seurannan kehittäminen
Opinnäytetyön kohdeyritys halusi kehittää heillä toteutettavien uustuoteprojektien edistymän seurantaa. Kohdeyrityksessä on huomattu, että edistymäraportit perustuvat usein vain yksittäisten henkilöiden subjektiiviseen arvioon projektin edistymästä. Virheelliset edistymäarviot voivat johtaa projektin aikataulun viivästymiseen ja budjetin ylittymiseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää edistymän seurannan nykyiset kehittämiskohteet ja hyvät käytännöt sekä löytää näiden pohjalta optimaalinen tapa edistymän seurannalle.
Tavoitteisiin pyrittiin pääsemään tutkimalla aiheen kirjallisuutta ja haastattelemalla kohdeyrityksessä edistymän seurannasta vastuussa olevia toimihenkilöitä. Aineistonkeruumenetelmänä oli puolistrukturoitu haastattelu ja aineiston analyysitavaksi valikoitui aineistolähtöinen laadullinen sisällönanalyysi. Tutkimuksen kannalta oli oleellista, että tutkija tutustui syvemmin opinnäytetyön aiheeseen kirjallisuuden kautta, joka mahdollisti oikeanlaisen haastattelurungon luomisen teemahaastatteluihin. Haastatteluiden pohjalta oli mahdollista määritellä nykyiset ongelmakohdat edistymän seurannassa. Tutkimusaineistoa ja aiheen kirjallisuutta hyödyntäen ongelmakohdille esitettiin konkreettisia kehitysideoita ja pohdittiin optimaalista tapaa seurata edistymää.
Sitä saat mitä mittaat
Edistymän seurannan hyödyt ovat riippuvaisia pääasiassa mittaustavasta. Opinnäytetyön kohdeyrityksessä mitattiin esimerkiksi prototyypin rakennuksen edistymää tehtyjen työtuntien ja tehtävän toteuttajan edistymäarvion perusteella. Työtunteihin perustuva mittaustapa antaa tietoja käytetyistä työtunneista ja budjetin edistymästä, mutta ei niinkään itse työn edistymästä. Tätä mittaustapaa ei kuitenkaan tarvitse muuttaa, sillä siitä voidaan tulkita edistymä, mikäli tehtävien suuruus pilkotaan pienemmiksi osakokonaisuuksiksi jo suunnitteluvaiheessa. On helpompaa arvioida prosentuaalisesti 20 tuntia kestävän työn edistymä kuin 200 tuntia kestävän työn edistymä. Vaikka työtehtävät olisi pilkottu pieniksi, tarvitsee työtunneista saatu data tueksi muutakin tiedustelua tehtävän edistymästä. Olisikin hyvä yrityksestä tai toimialasta riippumatta sopia edistymän seurantaan yhtenäiset käytännöt ja työkalut sekä sopiva toistuvuus, jotta työyhteisössä olisi orientoiduttu edistymän seurantaan. Edistymätiedot kannattaa aina päivittää suoraan tietojärjestelmään edistymäraportoinnin helpottamiseksi. Edistymän seurantaan kannattaa luoda yhteiset raamit, niin kuin tämänkin opinnäytetyön pohjalta tehdään kohdeyritykselle ohjeistus edistymän seurantaan. Näin edistymän seurannasta saadaan järjestelmällinen toistuva prosessi osaksi projektin hallintaa. Yrityksissä, joissa toteutetaan useita projekteja, saa yhteisillä edistymän seurannan käytännöillä projekteista vertailukelpoisempia keskenään, mikä helpottaa toiminnan jatkuvaa kehittämistä.
Optimaalista tapaa edistymän seurannalle on hankala määrittää
Yhtä ja ainutta optimaalista tapaa edistymän seurannalle ei voida määrittää. On organisaatiosta, toimialasta, projektin tyypistä, luonteesta ja vaiheesta sekä edistymän seurannan toteuttajan osaamisesta riippuvaa, mikä on optimaalinen tapa. Optimaalisen tavan löytämiseksi pitäisi erilaisia keinoja ensin testata, niin kuin myös tämän opinnäytetyön tapauksessa, jossa ei voitu faktana optimaalista edistymän seurannan tapaa määrittää ennen tapojen testaamista.
Lähteet
Laine, J. 2022. Uustuoteprojektien edistymän seurannan kehittäminen. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.