Julkishankinnat ja raportoinnit – Miten hankintojen raportointia tulisi kehittää?
Hankintayksikön raportointijärjestelmä on yksi kehittyneimmistä. Raportoinnin merkitys toiminnalle on äärimmäisen tärkeää, jotta toimintaa saadaan kehitettyä ja tehostettua.
Hankintojen elinkaaren hallinnan sekä hankintatoimen johtamis- ja työnohjausjärjestelmän raportointi eli ”Hansa-järjestelmä”, on yksi kehittyneimmistä julkisen talouden hankintojen ERP-järjestelmistä. Järjestelmän toimivuuden kannalta on olennaista tarkka ja oikeanlainen raportointi.
Raportointi on tärkeä osa liiketoimintaa ja päätöksentekoa, sillä sen avulla voidaan analysoida tietoa ja löytää keinoja yrityksen toiminnan tehostamiseksi. Tutkimustyönä suoritetun opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää nykyisen järjestelmän raportoinnin tilaa, sekä löytää mahdollisia kehityskohteita. Nykyiset mittarit ovat pääsääntöisesti keskittyneet mittaamaan hankintoihin liittyvää suorituskykyä, kuten kestoa. Kehitysprosessin myötä järjestelmään tuodaan mukaan myös uusia ulottuvuuksia kuten tiedot ostoista ja työtunneista.
Työssä lähdettiin selvittämään nykyisten mittarien toimivuutta ja laajuutta. Materiaalia kerättiin haastattelemalla avainhenkilöitä, kirjallisuudesta sekä omasta käyttäjäkokemuksesta. Taustatutkimuksen avulla saatiin luotua kuva nykyisistä mittareista ja niiden haasteista tai mahdollista kehityskohteista.
Nykyisten mittarien haasteet
Toimivan raportoinnin takana on tarkoin suunniteltu mittaristo, jonka ansiota järjestelmän mitattavat asiat indikoivat yrityksen realistista tilannetta. Mittarit mittaavat eri osastojen toimintaa sekä keräävät tiedot yhteen jatkoraportointia varten. Oikeiden mittareiden määrittely yritykselle riippuu useista tekijöistä, kuten yrityksen tavoitteista, strategiasta ja toimintatavoista.
Nykyisten mittarien suurimpina haasteina olivat:
- Datan puhtauteen liittyvät haasteet
- Mittarien epäkuranttius
- Joidenkin mittarien toimimattomuus
- Tarpeet uusille mittareille
Nykyisten mittarien haasteet aiheuttavat turhia viivästyksiä ja pullonkauloja hankintojen valmisteluun ja uuden hankinnan aloitukseen. Osa raportoinnin virheistä johtuvat siitä, että tieto perustuu manuaaliseen päivittämiseen, kuten aikataulun jäljessä tuleviin päivityksiin.
Mittarien kehittäminen
Raportoinnin kehittäminen täytyy aloittaa arvioimalla vastaavatko nykyiset mittarit vielä nykyisiin tarpeisiin ja mikä on kerättävästä tiedosta olennaista eli Master dataa. Mittarien määrittelyssä voidaan mennä yhä tarkemmalle tasolle ja asettaa datalle erilaisia vaatimuksia, kuten laadullisia tai laskennallisia. Tärkeä osa mittarien toimivuudessa on henkilöstön riittävä koulutus ja sitouttaminen niihin.
Mittarit ovat kehittyneet kehitysprosessin myötä yhä tarkemmiksi ja ajantasaisemmaksi. Uudistukset aikataulutukseen ja päivittäisjohtamiseen tulevat helpoittamaan valmistelijoiden jokapäiväistä työntekoa, mutta samalla antavat tarkempaa tietoa johdolle. Lisäksi integraatiot muihin järjestelmiin tarjoavat kerättyyn dataan uusia ulottuvuuksia. Kehityksen ansiosta raportoinnin avulla voidaan seurata yksikön muutoksia yhä useammasta näkökulmasta, kuten ajallisesta tai rahallisesta.
Lähde
Ilari Knihti (2023): Julkisen hankintayksikön hankintojen elinkaaren hallinnan sekä hankintatoimen johtamis- ja työnohjausjärjestelmän raportointi – Theseus. Opinnäytetyö (AMK), Tuotantotalous