Kriittinen tarkastelu materiaalin laatupoikkeamien käsittelystä: Mitä tulee huomioida prosessia kehitettäessä?
Laatupoikkeamien tehokas käsittely on oleellista yrityksille tuotteiden ja palveluiden jatkuvan laadun varmistamiseksi. Se ei ainoastaan vähennä hukkaa ja kustannuksia, vaan myös vahvistaa toimittajasuhteiden luotettavuutta ja pitkäaikaista kestävyyttä. Opinnäytetyössä tunnistetaan haasteita ja juurisyitä, jotka aiheuttavat kyseisessä prosessissa tehottomuutta ja rakennetaan pohjaa sille, minkälaisen arvon standardisointi ja teknologian hyödyntäminen luo prosesseille.
Maailmanlaajuinen elintarviketuotteita valmistava yritys Ravintoraisio Oy käsittelee valtavia määriä materiaaleja päivittäin omissa prosesseissaan. Lähes viikoittain tuotanto sekä hankinta joutuvat yhteistyövoimin käsittelemään ja raportoimaan materiaaleissa havaittuja poikkeamia, mikä prosessina työllistää jokaista vastuussa olevaa. Raportointiin, materiaalien käsittelyyn sekä kommunikointiin liittyy monia eri aukkoja ja kehityskohteita, joiden takia prosessi on manuaalista, hidasta ja monijakoista.
Teknologia: uhka vai mahdollisuus?
Nykyajan kehitys ja teknologia painottavat erilaisten automaatiota lisäävien järjestelmien ja käytäntöjen hyödyntämistä, sillä ne lisäävät tehokkuutta prosesseihin ja vähentävät virheiden syntymistä.
Koko opinnäytetyön lopputuloksen perusteella erilaisten digitaalisten lomakkeiden ja järjestelmien synkronoinnista hyötyisi koko yritys, mutta kysymykseksi nousee hintalappu: miten paljon teknologian hyödyntämiseen voidaan budjetoida? Uudet järjestelmät ja synkronointi vaativat oman kustannuksensa, mutta niiden tuoma arvo prosessin tehokkuuteen voi luoda säästöjä pitkällä aikavälillä.
Toimittajan reklamaatio avainasemassa
Toimittajan reklamointi tuo omat tarpeensa materiaalien laatupoikkeaman raportointiin. Tehokkaan käsittelyn kannalta on hyvin tärkeää, että reklamaatio tarjoaa toimittajalle poikkeamasta tiedot, joiden perusteella toimittaja pystyy ratkaisemaan poikkeaman juurisyyt omasta prosessistaan, kuten erätiedot tai valmistusajankohdan.
Tämän vuoksi laatupoikkeaman käsittelyprosessin tehostamisessa tulee huomioida, että tarvittavat tiedot poikkeamasta saadaan mutkitta tuotannolta tietoon jo raportointivaiheessa ja että kerättävät tiedot ovat relevantteja selvitysprosessin kannalta.
Laadullinen tekeminen on työfilosofiaa
Standardointi tarkoittaa laatupoikkeamien käsittelyprosessissa sitä, että työvaiheet selkeytyvät ja ne on oppikirjojen mukaisesti toteutettu. Kun standardointi otetaan käyttöön, organisaatiossa tapahtuva toiminta muuttuu ennakoitavammaksi ja tehokkaammaksi. Haasteeksi voivat kuitenkin muodostua tilanteet, joissa omalla harkintakyvyllä tai luovuudella voi olla suurempi tarve kuin oppikirjan noudattamisella. Jokainen laatupoikkeama on kuitenkin ainutlaatuinen, eikä kaikkiin ongelmiin pystytä kirjoittamaan yleispäteviä toimintaohjeita.
Koko organisaation on sitouduttava uusien standardoitujen käytänteiden käyttöönottoon
Toteutuksesta päävastuu on kuitenkin ihmisillä, jotka verkoston tavoin pyrkivät ratkomaan poikkeamia ja kehittämään omia prosesseja poikkeamien eliminoimiseksi. Tästä nousee tärkeä kysymys: miten varmistutaan siitä, että uudet käytänteet otetaan käyttöön tehokkaasti? Monijakoisuus näkyy tekemisessä juuri siinä, että selkeiden ohjeiden puuttuessa monet ovat muodostaneet omat toimintaperiaatteet, joiden mukaan prosessia edistävät.
Uusien standardoitujen käytänteiden käyttöönotto saattaa tuntua vieraalta ajatukselta, kun ajattelufilosofiana on toimia niin kuin ennenkin. Koko organisaation on sitouduttava uusien standardoitujen käytänteiden käyttöönottoon, ja koulutusvaiheessa on tärkeää tarjota motivaatiota ja tukea muutoksen läpiviennille.
Artikkelin aiheesta toteutettu tutkimus julkaistaan opinnäytetyönä kevään 2024 aikana Theseuksessa. Työssä esitellään syvemmin analyysiä laatupoikkeaman käsittelyprosessin haastekohdista sekä Ravintoraisio Oy:lle esitellyt tehostamismahdollisuudet. Opinnäytetyön tekijänä on Pinja Renvall, jolla on yli vuoden kokemus materiaalien ostamisesta toimeksiantajalle.
Artikkelikuva: TMT Group