Laadukas toimittajahallinta vahvistaa yrityksen kilpailukykyä
Hankintojen osuus liiketoiminnan kokonaiskustannuksista on tänä päivänä yhä merkittävämpi. Optimaalisen toimittajapohjan muodostaminen nouseekin avainasemaan, kun tarkoituksena on varmistaa pitkän aikavälin arvoa tuottava toimittajayhteistyö yrityksen liiketoimintaa parhaiten tukevien toimittajien kanssa. Toimittajapohjan optimoinnilla on mahdollista edistää toimitusketjun kustannustehokkuutta.
Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä perehdyttiin aiheeseen kulu- ja portfolioanalyysin avulla, kun tavoitteena oli toimittajapohjan kavennuspotentiaalin löytäminen kansainväliselle, lastin- ja kuormankäsittelyalalla toimivalle toimeksiantajayritykselle. Taustalla toimeksiannolle oli organisaation kasvava tarve karsia toimittajien ylläpitoon liittyviä kustannuksia. Toimittajapohjan tiedettiin sisältävän huomattavan määrän toimittajia, joilta yritys teki satunnaisesti euromääräisesti varsin pieniä hankintoja.
Tuloksena onnistuttiin määrittämään lähes 17 prosentin poistopotentiaali yrityksen tarkasteltavan tuotelinjan toimittajapohjasta.
Suuri toimittajapohja nähdään opinnäytetyön vertailevassa tarkastelussa erityisesti tehottomana sekä merkittävänä haasteena laadukkaalle toimittajasuhteen hallinnalle. Työskentely kapeamman toimittajapohjan kanssa koetaankin mahdollistavan yritykselle parempia volyymialennuksia, vähentävän hallinnollisia kuluja sekä parantavan yhteistyötä tuotekehityshankkeissa. Kustannussäästöjen lisäksi hankintojen keskittämisen katsotaan parantavan myös tuotteiden laatua, sillä vahvempi toimittajayhteistyö edistää laatupoikkeamien selvittämistä sekä raportointia. Hankintojen keskittämisen myötä kasvaneet ostovolyymit mahdollistavat huomattavia etuja myös toimittajille.
Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa toimittajapohjan nykytilaa analysoitiin hankintaorganisaation jäsenille suoritetuilla avoimilla haastatteluilla. Näiden pohjalta muodostettiin SWOT-analyysi kuvaamaan näkemyksiä yrityksen tarkasteltavan tuotelinjan toimittajakentästä sen nykyisessä tilassa. Tämän pohjalta siirryttiin tarkastelemaan yrityksen hankintadataa sekä analysoimaan tätä tarkastelemalla sekä laadullisia että määrällisiä muuttujia. Tarkasteltavien toimittajien merkitystä yrityksen liiketoiminnalle arvioitiin hyödyntämällä portfolioanalyysiä. Nelikenttämatriisi toimii myös erinomaisena työkaluna hankintastrategian suunnittelussa. Tuloksena onnistuttiin määrittämään lähes 17 prosentin poistopotentiaali yrityksen tarkasteltavan tuotelinjan toimittajapohjasta.
Toimittajapohjaa optimoimalla yrityksen on mahdollista hallita toimitusketjuaan tehokkaammin.
Saatuja tuloksia yrityksen on mahdollista hyödyntää jatkossa referenssinä myös muiden tuotelinjojen toimittajapohjan seulontaan. Tulosten pohjalta on oletettava, että merkittävää kavennuspotentiaalia löytyneekin yrityksen koko toimittajakannasta, erityisesti kun tarkastellaan pienen tulosvaikutuksen omaavia satunnaistoimittajia. Opinnäytetyössä todetaan lisäksi, että myös usein toimitettavia rutiinihankintoja yritys voisi suunnitella hankkivansa tulevaisuudessa nykyistä suuremmissa erissä operatiivista tehokkuutta edistääkseen. COVID-19-pandemian ja tämän käynnistämän maailmanlaajuisen komponentti- ja materiaalipulan aikana huonoa saatavuutta paikkaamaan avattujen toimittajien paikka nykyisessä toimittajapohjassa olisi hyvä tarkastaa uudelleen tilanteen normalisoitumisen myötä.
Hankintadataa tulisikin analysoida sopivin väliajoin, jotta organisaatiolla olisi aina ajantasaisin tieto toimittajakentästään – tämä toimii perustana laadukkaalle hankintastrategiasuunnittelulle. Tulee muistaa, että toimittajapohjanhallinta on aina yrityksen strateginen tehtävä ja samalla yksi hankinnan tärkeimmistä tehtävistä. Toimittajapohjaa optimoimalla yrityksen on mahdollista hallita toimitusketjuaan tehokkaammin, sillä erityisesti toimittajapohjaa kaventamalla vapautetaan ja allokoidaan resursseja tehokkaampaan käyttöön yrityksessä. Näin toimimalla yritys voi varmistua, että toimittajapohjaan valikoituvat ainoastaan parhaiten yrityksen liiketoimintaa tukevat toimittajat.
Anna Klemolan opinnäytetyö Theseuksessa: Hankinnan kehittäminen toimittajapohjaa optimoimalla – ostoportfolion tehostaminen kategorisoinnin tueksi.
Lähteet:
Lemke, F.; Goffin, K.; Szwejczewski, M.; New, C.; Pfeiffer, R. & Lohmüller, B. 2000. Supplier Base Management: The Contrast Between Germany and the UK. SoM Working and Occasional Papers. Vol. SWP 0100.
Ogden, J. 2003. Supply Base Reduction Within Supply Base Reduction. PRACTIX – Good Practises in Purchasing and Supply Chain Management. CAPS Research. Tempe, Arizona. Vol. 6.
Talluri, S. & Narasimhan, R. 2005. A Note on ”A Methodology for Supply Base Optimization”. IEEE Transactions on Engineering Management. Vol. 52, 130-139.
Kuva: Pixabay