• laadunhallinta
• laadunhallintajärjestelmä
• laatukäsikirja

Laadunhallinta ja laatustandardit ovat kasvattaneet suosiotaan tasaisesti. Niiden avulla organisaatio voi määritellä oman toimintansa selkeästi ja uskottavasti. Ulkopuolisin silmin tarkasteltuna laatustandardi tuo organisaatiolle uskottavuutta. Sisäisesti laatustandardista saa selkeän ja organisoidun prosessimaisen toimintatavan.

Laatu on käsite, jota voidaan ajatella ja käsitellä eri tavoilla. Helpoin tapa nähdä laatu lienee arvioida tuotteen hyvyyttä. Mutta mikä tekee tuotteesta tai palvelusta hyvän? Onko laadukas tuote tai palvelu aina kallis? Ei välttämättä, hinta ei määrittele tuotteen laatua. Laatu määritellään monesti haluttavuuden kautta. Mitä asiakas kokee saavansa? Saako hän sen, mitä odotti vai enemmän tai vähemmän. Laadukas tuote tai palvelu on tyydyttänyt asiakkaan tarpeen ja asiakas on tyytyväinen. Näin ajatellaan myös laatustandardeissa kuten esimerkiksi ISO 9001:ssä.

Laatustandardeista on tullut organisaatioille tapa tuoda esille oma sitoutuminen laatuun, jatkuvaan parantamiseen ja asiakkaan tarpeiden huomioimiseen. Laadunhallinta on kehittynyt pitkälle alkuaikojen tehtaan lopputarkastuksista nykypäivän koko organisaation laajuisiin laadunhallintajärjestelmiin. Nykyaikainen laadunhallintajärjestelmä voidaan rakentaa minkä tyyppiseen organisaatioon tahansa.

Millainen laatukäsikirja?

Vaikka tämänhetkinen ISO 9001, joka on vuodelta 2015, ei vaadikaan laatukäsikirjaa, on sellaisen laadinta laadunhallinnan pohjaksi toimiva ratkaisu. Laatukäsikirja on aina organisaatiokohtainen, vaikka sen sisältö onkin osin määrätty standardissa. Organisaation rakenne ja tarkoitus määrittelee, miten laatukäsikirja tulee rakentaa.

Projektityyppisessä organisaatiossa laatukäsikirjalla on omat erikoispiirteensä. Tulee ottaa huomioon projektin hallinta, kulku ja ohjaus. Toisaalta pitää myös olla organisaation yleinen toiminta määritelty. Mikäli toiminta keskittyy vahvasti projekteihin, lienee luonnollisinta laatia laatukäsikirja projektien hallinnan ja projekteissa esiintyvien prosessien määrittelyn kautta. Lisäksi organisaation tukitoiminnot sisällytetään tämän ympärille.

Standardin mukainen laatukäsikirja

Mikäli ISO 9001 standardia tavoitellaan, tulee laatukäsikirjassa tai muutoin organisaatiossa määritellä kaikki, mitä standardissa vaaditaan. Lyhyesti ilmaistuna määritellään keskeiset organisaation toiminnat kuten:

• operatiiviset toiminnot
• tukitoiminnot
• ohjaukset
• tavoitteet
• riskit ja mahdollisuudet
• johtaminen
• kommunikaatio.

Määriteltävät asiat on melko tarkasti kuvailtu ISO 9001 standardissa. Näiden selventäminen ja selvittäminen oman organisaation kohdalta voi olla työlästä. On kuitenkin vapaus päättää, miten tarkasti kuvaukset omaan laatukäsikirjaan tekee. Ei ole mielekästä kuvailla jokaista erillistä työvaihetta, varsinkaan jos organisaatio koostuu pääasiassa itsenäisistä erikoisosaajista. Toisaalta triviaalit ja toistuvat työvaiheet voi olla mielekästä kuvailla ja mahdollisesti tarjota esimerkiksi valmiita asiakirjapohjia.

Muotoon ja jäsentelyyn tulee käyttää aikaa, jotta laatukäsikirjasta saa oman organisaation näköisen. Sen tulee olla helppolukuinen kohdeyleisölle. Sisältöön saattaakin vaikuttaa, onko laatukäsikirjan ensisijainen yleisö organisaation sisäinen vai ulkoinen. Tässä voidaankin sanoa, että kirjoittajan tulee tuntea asiakkaansa.

Laatukäsikirjan laadintaan tulee varata aikaa vähintään muutamia kuukausia, organisaatiosta riippuen. Lisäksi johtamisjärjestelmän muutokseen ja sen jalkauttamiseen koko organisaatioon tulee varata riittävästi aikaa. Kaikkea ei kannata muuttaa kerralla, vaan tuoda toivotut toimintatavat osissa käyttöön. Johdon tulee seurata tätä muutosta tarkasti ja reagoitava, mikäli suunta tai lopputulos ei ole toivottu.

Laatukäsikirjasta voidaan saada rakennetta ja toimivuutta organisaation toimintaan. Ulkoisille sidosryhmille se näyttäytyy luottamuksen vahvistajana. Nämä hyödyt ovat saavutettavissa monenlaisissa organisaatioissa. Projektiorganisaatiolle laatukäsikirja on omanlaisensa, mutta toteutettavissa aivan samoin kuin muunkinlaiselle organisaatiolle.

Kuva: Pexels. 2018.i

Lähteet

Virtanen, M. 2025. Better projects for engineering department: development of a quality handbook. Opinnäytetyö (AMK). Turku: Turun ammattikorkeakoulu.