• hiljainen tieto
• johtaminen
• osaaminen

Osaaminen on yksi yritysten tuotannontekijöistä. Sen avulla pystytään luomaan kilpailukykyä muihin yrityksiin nähden ja parantamaan yrityksen suorituskykyä. Osaamisen merkitys yrityksissä on siis kriittinen ja on tärkeää, että osaaminen pysyy yrityksessä, vaikka henkilöstö vaihtuu. Osaamista täytyy siis siirtää työtekijältä toiselle, jotta se ei häviä yrityksestä. Erityisesti suurten ikäryhmien jäädessä eläkkeelle osaamisen siirtämisen merkitys on korostunut.  

Opinnäytetyössä osaamisen siirtämiseen pyrittiin luomaan tutkimuksen avulla prosessi, jolla osaaminen saataisiin pidettyä Valmet Automotiven autojen sopimusvalmistusliiketoiminnassa henkilöiden poistuessa yrityksestä. Erityisesti kyseessä olevassa yrityksessä osaamisen pitäminen talossa on kriittistä, koska yrityksen toiminta perustuu heidän osaamisensa myyntiin. Tutkimus rajattiin käsittelemään toimihenkilöitä eli asiantuntija- ja esihenkilöroolissa olevia. Tähän lähdettiin etsimään ratkaisua teorian pohjalta, sekä saaden aineistoa yrityksen osaamiseen liittyvistä materiaaleista, henkilöstödatasta ja haastattelemalla yrityksen työntekijöitä. 

Tutkimuksen tuloksina luotiin prosessi, joka sisältää seuraavat vaiheet: 

• Osaamisen tunnistamisen 

• Osaamisen vastaanottajan valinta 

• Tavoitteiden asettaminen 

• Osaamisen siirtäminen 

• Arviointi 

Osaamisen tunnistaminen

Osaamisen tunnistamisen kuuluu olla osana yrityksen arkista toimintaa, ja se toimii osaamisen siirtämisen ensimmäisenä vaiheena. Sen systemaattista ylläpitoa varten tutkimuksen tuloksena suositeltiin henkilöstöjärjestelmään integroituvaa kompetenssikirjastoa, jonka avulla voidaan kartoittaa työntekijöiden osaaminen, sekä myös seurata sen kehittymistä.  

Osaamisen vastaanottajan valinta

Osaamisen vastaanottajan valitsemisessa on huomioitava, onko kyseessä asiantuntija- vai esihenkilörooli. Asiantuntijaroolissa henkilön osaaminen aiheeseen liittyen on huomioitavaa, kun taas esihenkilöroolissa korostuu johtamisosaaminen asiantuntijuuden lisäksi. Osaamisen vastaanottajana voi toimia yrityksen sisältä siirretty työntekijä, yrityksessä uusi työntekijä tai useampi henkilö kuten tiimi. Vastaanottajan valitsemiseen voidaan hyödyntää yrityksessä käytössä olevia osaamismatriiseja tai kompetenssikirjastoa, jos se otetaan käyttöön, jotta voidaan perehtyä, onko henkilöllä riittävä pohjaosaaminen roolia varten. Kompetenssikirjastoon voidaan määritellä työrooleihin minimivaatimukset, joiden avulla voidaan tarkemmin seurata, ketkä olisivat valmiita siirtymään kyseiseen rooliin. Osaamismatriisia ja kompetenssikirjastoa voidaan hyödyntää vain jos vastaanottaja tulee yrityksen sisältä. 

Tavoitteiden asettaminen

Kolmas vaihe on osaamisen siirtämisen sisältöjen ja tavoitteiden määrittely. Sisältöjä voidaan määritellä osaamismatriisien tai kompetenssikirjaston avulla vertaamalla osaamisen siirtäjän ja vastaanottajan osaamistasoja. Esimerkiksi puuttuva kompetenssi tai kompetenssin osa, voidaan asettaa tavoitteeksi, joka pyritään saavuttamaan osaamisen siirtämisen aikana. 

Osaamisen siirtäminen

Neljäntenä vaiheena on osaamisen siirtäminen. Se voidaan suorittaa jakamalla, hajauttamalla tai dokumentoimalla. Osaaminen siirtämisen menetelmiä ovat muun muassa perehdytys, mentorointi, konkari-aloittelija työpari sekä koulutus. Osaamisen siirtäminen tiimille voidaan suorittaa hajauttamalla osaamista, johon kuuluu tiimityöskentely, sijaistaminen ja työnkierto. Tutkimuksen aikana nousi esiin, että osaamisen siirtämistä dokumentoimalla ei pidetty kannattavimpana tapana, koska usein ihmiset oppivat parhaiten itse tekemällä työtä. Osaamisen siirtämiseen tapoihin vaikuttaa myös osaamisen siirtäjän poistumisaikataulu, kuten jääkö henkilö eläkkeelle, vai onko kyseessä irtisanomisaika. Tutkimuksessa luotiin kaksi prosessia osaamisen siirtämiseen, joista toinen on suunniteltu henkilön jäädessä eläkkeelle ja toinen on suunniteltu kahden viikon irtisanomisaikaan. Näitä kahta yhdistämällä voidaan suunnitella myös osaamisen siirtoa, jos poistumisaikataulu on jotain näiden väliltä. 

Eläkkeelle jäädessä henkilön poistumisen tulisi olla tiedossa jo vähintään vuotta etukäteen, ja hänelle on mahdollisesti tehty jo etukäteen seuraajasuunnittelua. Tällöin osaamisen vastaanottaja voi tulla yrityksen sisältä tai olla yrityksessä uusi henkilö. Kun henkilö tulee talon ulkopuolelta, täytyy osaamisen siirtämisen aikataulussa huomioida, että hänelle tulee opettaa työtehtävän lisäksi yrityksen käytäntöjä, jolloin perehdytys on pidempi aikaista kuin talon sisältä tulleella henkilöllä. 

Opinnäytetyössä määriteltiin myös lyhyempi prosessi osaamisen siirtämiseen, jos osaamisen siirtäjä poistuu yrityksestä lyhyellä varoitusajalla, kuten teollisuusliiton työehtosopimuksissa määritellään, alle viiden vuoden työsuhteisiin määrittelemällä kahden viikon irtisanomisaika. Tällöin yritykseen ei ehditä palkata ulkoa uutta työntekijää, vaan tässä tapauksessa yrityksessä yleensä esihenkilö tuuraa työtehtävissä, kunnes uusi henkilö siirtyy tehtävään, ja esihenkilö perehdyttää uuden henkilön. Riippumatta siitä kuka ottaa vastuun poistuvan henkilön työtehtävistä tärkeintä on, että pyritään käymään kriittisimmät asiat ja osaamiset yhdessä läpi ennen henkilön poistumista. Jos asiat on keretty käymään yhdessä läpi tehden muistiinpanoja työtehtäviin, siirtyvällä on jonkunlainen pohja tehtävien suorittamiseen. Lyhyessä ajassa suoritettavassa osaamisen siirtämisessä dokumentaation merkitys korostuu, sillä sen jälkeen kuin henkilö on poistunut yrityksestä hänen tietokoneellansa olevista dokumenteista voi saada apua. 

Tutkimuksessa koettiin, että erityisesti työtä seuraamalla ja työtä tekemällä osaaminen siirtyy parhaiten, joten hyödyllisimmiksi tavoiksi siirtää osaamista todettiin työpari, perehdytykseen kuuluvan työnopastus, ja työnkierto. Kuitenkin jokaista osaamisen siirtoprosessia kuuluu muokata ja tapoja soveltaa riippuen henkilöistä, aikataulusta ja tavoitteista, joten yhtä tarkkaa prosessia osaamisen siirtämiseen ei voitu tutkimuksessa luoda. 

Arviointi

Viimeisenä vaiheena prosessia on sen arviointi, jonka avulla voidaan todentaa luodun prosessin toimivuus sekä kehittää sitä. Yritykselle on luotu arviointilomake, joka on yhteneväinen osaamismatriisien kanssa, jotta niitä voidaan käyttää ristiin. Arviointilomakkeen sisältö koostuu prosessin tavoitteista, osaamisen siirtämisestä, osaamisen siirtäjästä ja vastaanottajasta.  

Joissain tapauksissa henkilöllä ei välttämättä ole irtisanomisaikaa, jolloin akuuttia osaamisen siirtämistä ei ehditä suorittaa vaan kaikki osaamisen siirtäminen on arkisen tiedonjakamisen varassa. Tällöin on tärkeää, että osaaminen työtehtäviin ei ole pelkästään yhdellä henkilöllä, erityisesti jos kyseessä on kriittistä osaamista yrityksen toimintaan liittyen. Arkista tiedonjakamista parantamaan sekä muita tutkimuksen aikana nousseita haasteita, kuten osastojen välisiä siiloja sekä sitä ettei omaa osaamista haluta jakaa voidaan vähentää työnkierron avulla. Tällöin työntekijät vaihtelevat työtehtäviä ja osastoja, joten osaaminen yhteen työtehtävään ei ole vain yhdellä henkilöllä ja henkilöiden kokonaiskuva yrityksen toiminnasta kasvaa. Työnkiertoa suorittamalla säännöllisesti erityisesti kriittisiin työtehtäviin, ei osaaminen työtehtäviin häviä yhden henkilön poistuessa yrityksestä. 

Osaamisen siirtäminen on kriittinen osa yrityksen suorituskykyä, jotta sen toiminta ei ole uhattuna henkilöstön vaihtuessa. Sen onnistuessa yrityksen suoriutuminen taataan ja se voi jopa parantaa yrityksen tuottavuutta, kun osaaminen siirtyy ja samalla siihen saadaan uutta näkökulmaa, kun vastaanottaja voi soveltaa omaa aikaisempaa osaamistaan uudessa tehtävässä. 

Lähteet:

Särkkä, S. 2025. Osaamisen siirtoprosessin määrittäminen tuotanto-organisaatiossa – Theseus. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.

Kuva: Dylan Gillis, Unsplash.com, Viitattu 4.1.2025