Ostolaskuprosessin haastekartoitus Yritys X:ssä – Ostolaskujen käsittelyn kehittäminen nykyaikaisin menetelmin
Ostolaskuja käsitellään jokaisessa yrityksessä, ellei taloushallintoa ole sitten täysin ulkoistettu. Ostolaskuprosessin tavanomaisuudesta ja välttämättömyydestä huolimatta, se on yksi yritysten monimutkaisimmista prosesseista.
Sujuva ostolaskuprosessi vaatii katkeamatonta viestintää niin yrityksen sisäisesti kuin ulkoisten sidosryhmienkin kanssa. Onnistuneen ostolaskuprosessin edellytyksenä on myös toimiva tekniikka. Markkinoilla on tarjolla lukuisia ostolaskujärjestelmiä, joita mainostetaan runsaasti median eri kanavissa. Erillisten ostolaskujärjestelmien lisäksi on tarjolla ERP-järjestelmiä, joihin sisältyy yhtenäinen ostolaskujärjestelmä. Nykyisenä trendinä on, että yritykset siirtyvät yhtenäisiin ERP-järjestelmiin, useiden järjestelmien yhdistämisen sijasta.
Mikäli käytössä on erillisen ERP-järjestelmän ja ostolaskujärjestelmän integraatio, järjestelmien saumaton yhteistyö on välttämätöntä prosessin teknisen toimivuuden kannalta. Yrityksen kannattaakin punnita, kumpi on kustannustehokkaampaa: Yksi järjestelmä vai useamman järjestelmän yhdistelmä? Yleispätevää vastausta ei ole, sillä järjestelmän valinta tulee tehdä tapauskohtaisesti – kunkin yrityksen tarpeet yksilöllisesti huomioiden.
Järjestelmien toimivuuden lisäksi on huomioitava, että ostolaskuprosessissa ovat mukana muutkin kuin taloushallinnon työntekijät. Tästä johtuen on tärkeää, että kaikilla ostolaskuprosessissa mukana olevilla työntekijöillä on riittävä taloushallinnollinen osaaminen. Näin prosessi kulkee sujuvasti läpi kaikkien yksiköiden, sillä ostolaskut voivat koskettaa mitä tahansa osastoa yrityksessä. Standardisoitu toimintatapa ostolaskujen käsittelyä varten vähentää mahdollisten virheiden syntymistä.
Sen sijaan vaihtelevat käytännöt lisäävät virheitä ja hidastavat laskujen käsittelyä. Kysymys onkin, miten ostolaskuprosessia tulisi lähestyä ja lähteä kehittämään?
Ostolaskuprosessin kehittämiseen liittyvä kirjallisuus on hieman jäljessä tästä päivästä, varsinkin kun asiaa tarkastellaan nykyaikaisten yrityksien näkökulmasta. Lukemattomat lähteet käsittelevät siirtymää perinteisestä ostolaskuprosessista sähköiseen ostolaskuprosessiin. Kyseinen siirtymä on kyllä kannattava, mutta tiedon uutuusarvo on lähes olematon. Liki kaikki suuret
yritykset hyödyntävät jo sähköistä ostolaskuprosessia ja lähettävät sekä vastaanottavat verkkolaskuja. Pienet yritykset saattavat kuitenkin edelleen olla vasta siirtymävaiheessa.
Yrityksen koosta riippumatta, kun ostolaskuprosessia halutaan lähteä kehittämään, on ensin kartoitettava sen nykytilanne ja siinä esiintyvät haasteet. Haastekartoituksen perustana toimivat yksinkertaiset tutkimuskysymykset sekä prosessin aktiivinen seuranta. Niin sanotulla tutkimusotoksella on myös merkitystä. On eri asia tiedustella ostolaskuprosessissa esiintyviä haasteita vain
taloushallinnon työntekijöiltä, kuin yrityksen kaikkien yksiköiden työntekijöiltä. Kun tutkimusotokseen yhdistetään useita yksiköitä, saadaan mukaan ostolaskuja usein käsittelevät sekä niitä harvoin käsittelevät työntekijät.
Haasteiden kartoittamisen jälkeen mietitään keinoja, joilla haasteita olisi mahdollista vähentää tai poistaa kokonaan. Lean-menetelmien hyödyntäminen taloushallinnon prosessien kehittämisessä, on raikas näkökulma pelkän prosessin digitalisaation sijasta.
Opinnäytetyönä ostolaskuprosessin kehittäminen toimeksiantajayrityksessä
Vuosi sitten toimeksiantajayrityksen ostolaskuprosessissa alkoi ilmetä uusia haasteita. Haasteita syntyi kun he vaihtoivat vanhan ostolaskujärjestelmänsä uuteen, Basware P2P:hen. Lähtökohtana oli Basware P2P-järjestelmän integrointi vanhaan ERP-järjestelmään. Järjestelmät saatiinkin integroitua onnistuneesti, mutta työntekijöiden sopeutuminen uuden järjestelmän käyttöön
on vielä kesken. Edes taloushallinnon työntekijät eivät osaa vielä täysin hyödyntää järjestelmää.
Työn tavoitteena olikin löytää toimeksiantajan ostolaskuprosessissa esiintyvät haasteet. Johtuvatko kaikki ongelmat vain ostolaskujärjestelmästä? Mistä esiintyvät ongelmat saavat alkunsa? Tarkoituksena oli luoda kokonaisvaltainen kuva ostolaskuprosessissa esiintyvistä haasteista. Täten haasteita etsittiin yrityksen useista eri yksiköistä. Haastekartoitus tehtiin luomalla toimeksiantajalle yksilöllinen tutkimuskysely, koskien ostolaskuprosessia sekä ostolaskujen käsittelyä. Lisäksi tutkittiin jo olemassa olevia lähdemateriaaleja, jotka käsittelivät ostolaskuprosessia ja prosessien kehittämistä. Näin ollen työ oli kvalitatiivisen- eli laadullisen tutkimuksen sekä kvantitatiivisen- eli määrällisen tutkimuksen yhdistelmä.
Toimeksiantajayrityksen Suomen yksikkö vastaanottaa jopa 20 000 ostolaskua vuodessa. Luku on huomattava, joten ostolaskuprosessin yllä lepää merkittävä kehityspotentiaali. Sen lisäksi ostolaskuprosessi on kytköksissä yrityksen kaikkiin
yksiköihin sekä toimittajiin. Täten ostolaskuprosessista aiheutuvat kustannukset vaikuttavat yrityksen kilpailukykyyn, maksukykyyn ja aina imagoon asti.
Tutkimuskyselyiden pohjalta ilmeni, että ostolaskujärjestelmä Basware P2P oli päätynyt korostetun negatiiviseen valoon yrityksessä. Osa työntekijöistä koki, että Basware P2P-järjestelmä oli ongelmien aiheuttajien juurisyy. Todellisuudessa haasteet aiheutuivat kuitenkin syvemmistä, rakenteellisista ongelmista. Eniten haasteita yrityksen ostolaskuprosessissa aiheuttavat:
• Järjestelmien integraatio
• Resurssien puute ja vastuunjako
• Järjestelmää ei osata täysin käyttää
• Puutteellinen viestintä
Haasteiden juurisyiden ratkaisu on avainasemassa Lean-menetelmien hyödyntämisessä. Todellisuudessa monet ostolaskuprosessissa esiintyvät haasteet voivat aiheutua ostoprosessissa esiintyvistä ongelmista. Etenkin ostotilaukselliset ostolaskut ovat väistämättä yhteydessä ostoprosessin kanssa.
Työ toi esiin yrityksen ostolaskuprosessissa esiintyviä haasteita – aina ostolaskujen synnystä niiden maksuun. Täten se loi yritykselle täysin uutta tietoa ja samalla lisäarvoa. Seuraava askel on lähteä ratkomaan haasteita yhteisvoimin siten, että jokainen yksikkö ottaa osaa toiminnan parantamiseksi.
Tulevaisuudessa yrityksen olisi tarkoitus siirtyä yhteen ERP-järjestelmään useiden järjestelmien yhdistämisen sijasta. Tämä poistaisi kaikki järjestelmien integraatiosta johtuvat haasteet. Uuteen ERP-järjestelmään vaihtaminen ei ole helppoa, mutta se on investointi tulevaan.
Yhtenäisen järjestelmän myötä ostolaskuprosessista on yhä helpompi kerätä informaatiota ja hyödyntää sitä. Dataa on valtava määrä, ja parhaiten sitä hallitseva sekä hyödyntävä yritys saavuttaa etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden. Ostolaskuprosessi tulisi nähdä runsaana tiedonlähteenä, eikä ainoastaan keinona hoitaa yrityksen maksuliikennettä.
Linkki opinnäytetyöhön: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060716024