Rakennusalan keskeinen haaste: punakynät & dokumentaatio. Tuottavatko perinteiset paperipinot punakyniä sekä oman käsialan tulkitseminen harmaita hiuksia?
Rakennusalan tunnettu haaste on ns. punakynät. Kyse on siitä miten työmaalla piirustukseen käsin tehdyt merkinnät – ja niissä oleva tieto saataisiin siirtymään eteenpäin tarvittaville toimijoille mahdollisimman vaivattomasti ja kustannustehokkaasti? Organisaatio, joka omaksuu digitaalisen muutoksen, on todellisesti valmis kilpailemaan moderneilla, nopeasti kehittyvillä työmarkkinoilla.
Dokumentaatio on olennainen osa yrityksen liiketoimintaa. Digitalisaation myötä dokumentaatiolle on tullut uusia ulottuvuuksia sekä vaatimuksia paitsi yrityksen sisältä, myös ulkoapäin. Erityksen olennainen asia dokumentaatio on rakennusalan yrityksille; ennen rakentamista yrityksissä muodostuu runsaasti dokumentaatiota ja rakennusaikana dokumentaation määrä vain kasvaa entisestään. Olennaisena haasteena rakennusalan yrityksissä on ns. punakynäpiirustukset. Punakynäversiot tarkoittavat rakennusaikaisia piirustuksia, joihin tehdään korjausmerkintöjä siitä mikä suunnittelunaikaisessa piirustuksessa eroaa siihen todelliseen tilanteeseen, joka rakennustyömaalla kyseisessä kohteessa on asennuksen jälkeen.
Laivanrakennusprojektissa on yleistä, että suunnitelmia muutetaan useita kertoja ja dokumenteista laaditaan monia versioita vielä rakennusvaiheessakin. Muutosten hallinta on tärkeässä roolissa sujuvan projektin onnistumiselle aikataulussa sekä budjetin puitteissa. Perinteisesti muutokset raportoidaan fyysisesti käsillä tehdyin merkinnöin paperille ja välitetään manuaalisesti eteenpäin https://maritimepage.com/shipbuilding-process-all-stages-from-design-to-sea-trials/?utm_content=cmp-true. Tämä prosessi on altis virheille, kun mietitään pimeässä laivassa tehtyjen merkintöjen tulkitsemista, puhumattakaan kollegan käsialan tulkitsemisesta.
Naval Interior Team Ltd on yksi suurimmista Turun telakalla työskentelevistä yrityksistä. Opinnäytetyön tavoitteena oli pilotoida jo olemassa oleva mobiilidokumentointiohjelmisto, esittää nykyisen dokumentoinnin ongelmakohdat sekä ohjelmiston toimivuus käyttäjien näkökulmasta, luoda ohjelmistoon käyttöohjeet sekä tuoda ohjelmistoon jatkojalostusehdotuksia.
Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Ohjelmisto oli osana päivittäistä työskentelyä reilun neljän (4) kuukauden ajan. Pilotoinnin aikana ohjelmistosta kirjattiin ylös huomioita siitä, mitä ohjelmistossa olisi hyvä olla, jotta ohjelmisto vastaisi mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeita. Testijakson aikana ja käyttäjäkokemuskeskusteluiden perusteella ilmenneitä virheitä listattiin ylös, ja niihin esitettiin myös ratkaisut.
Mobiilidokumentoinnille on todellinen tarve yrityksessä ja yritys on ottanut ensimmäisen askeleen kohti mobiilidokumentointia investoimalla ohjelmistoon. Päivittäisten toimintatapojen päivittäminen aiheuttaa väistämättä vastarintaa yrityksen sisällä. Tämän työn tuloksilla pyritään helpottamaan uuteen aikakauteen siirtymistä, selkeiden ongelmien ratkaisuja sekä tulevan mobiilidokumentointiohjelmiston perehdytystä.
Lähde:
Knihtilä, A. 2023. Mobiilidokumentoinnin hyödyntäminen rakennusaikaisessa muutosten hallinnassa – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.