Riskienhallinta hankintatoimessa
Kaikkien yritysten voidaan pääsääntöisesti katsoa tarvitsevan hankintoja. Tarve hankinnoille syntyy, kun yritysten omien voimavarojen lisäksi tarvitaan muiden osapuolten tuottamia tuotteita, materiaaleja, raaka-aineita sekä palveluita. Hankintatoimen tehtäviin kuuluu kaikki hankintaan liittyvät vaiheet, kuten tarpeen tunnistaminen ja määrittely, tilaus- ja ostoprosessit, sopimusneuvottelut sekä toimitusvalvonnan hallinta. Yksinkertaisena määrittelynä hankintatoimen tavoitteille voidaan pitää sitä, että hankitaan organisaation tarvitsemat tuotteet, materiaalit ja palvelut ajallisesti, laadullisesti ja määrällisesti oikein, parhaalla mahdollisella tavalla ja kustannustehokkaimpaan hintaan, samalla varmistaen, että hankinnat toteutuvat niin kuin on sovittu, sopimusehtojen mukaisesti.
Hyvin huomattava osa yrityksen käytössä olevista resursseista kulkeutuu hankintaorganisaation läpi ja hankintatoimen voidaankin usein katsoa olevan avainasemassa yrityksen kilpailukyvyn parantamisessa. On siis olennaista pyrkiä hoitamaan hankinnat mahdollisimman suunnitelmallisesti, toimivasti ja riskittömästi. Hankinnassa on olennaista tunnistaa ja ennakoida, sekä arvioida ja hallita riskejä. Näin voidaan maksimoida hankintojen onnistuminen ja tätä kautta minimoida esimerkiksi tuotannon häiriöt. Riskeissä ja niiden hallitsemisessa tulee todennäköisyyden ja vakavuuden lisäksi huomioida se, mitkä valmiudet organisaatiolla on reagoida niihin. Riskien muutoksia ja kehittymistä tulee seurata säännöllisesti ja huolellisesti ja näin mahdollistaa myös niiden huomaaminen mahdollisimman ajoissa, jotta reagoinnille saadaan enemmän aikaa. Huomioitava tosiseikka kuitenkin on, ettei kaikkia riskejä voida ennakoida. Joskus tapahtuu asioita, mitä kukaan ei osannut ennustaa. Osana riskienhallintaa on myös löytää keinot reagoida täysin odottamattomiinkin asioihin.
Hankinnassa on olennaista tunnistaa ja ennakoida, sekä arvioida ja hallita riskejä.
Riskienhallinta hankintatoimen näkökulmasta on kompleksi, pitkäjänteinen ja mukautumiskykyä vaativa prosessi, missä tulee huomioida hankintatoimen muuttuva luonne ja tapauskohtaiset eroavaisuudet. Riskienhallintatyökaluja on lukuisia erilaisia ja löytämällä juuri hankinnan tarpeisiin soveltuvat työkalut, voidaan niiden avulla auttaa riskien tunnistamisessa. Kun riskit on tunnistettu, pyritään laatimaan toimintasuunnitelmia niiden ehkäisemiseksi ja hallitsemiseksi. Hankinnan näkökulmasta tehtävässä riskienhallinnassa toimivin vaihtoehto on laatia laajempi riskienhallintasuunnitelma koskemaan kokonaisvaltaisesti koko toimintaa, ja yksilöidä pienempiä suunnitelmia eri kategorioille, tuoteryhmille ja toimittajille.
Riskienhallintasuunnitelmaa tehdessä tulee johdonmukaisesti pyrkiä ymmärtämään kokonaisuus ja sen tarpeet, jotta voidaan välttyä turhaan työllistäviltä välivaiheilta. Ymmärtämällä ja analysoimalla mahdolliset riskit, voidaan säästää huomattava määrä aikaa ja muita resursseja. Riskienhallintasuunnitelma tulee myös rakentaa helposti työstettävään ja tarvittaessa muokattavaan muotoon, jotta jokainen sitä tarvitseva voi ja osaa sitä käyttää, myös suuren paineen alaisena.
Riskienhallintaa hankintatoimen näkökulmasta tarkasteltaessa tärkeitä näkökulmia ovat toiminnan saumattoman jatkuvuuden varmistaminen, kustannustehokkuuden parantaminen ja laadun säilyttäminen sekä sen parantamisen mahdollistaminen. Myös muuttuvien tilanteiden seuranta ja huomiointi, kuten geopoliittiset ja maailmantaloudelliset muutokset, haasteet ja riskit, tulee huomioida hankintatoimen riskienhallinnassa.
Yhteenvetona voidaan todeta, että hankintatoimen näkökulmasta toteutetulle riskienhallinnalle on jatkuva tarve, varsinkin keskisuurissa ja suurissa yrityksissä, sekä yrityksissä, joilla on merkittävä määrä hankittavia materiaaleja ja palveluja. Tarve riskienhallinnalle kasvaa myös tilanteissa, joissa tuotteet ja palvelut hankitaan muualta kuin Suomesta, sillä toimitusmatkojen kasvaessa ja eri laki- ja sääntelymääräyksiä noudatettaessa riskien mahdollisuus kasvaa. Hankintatoimen riskienhallinta voi hyvin suunniteltuna toimia erinomaisena apuvälineenä osana kestävästi, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti toimivaa hankintatoimea ja näin vaikuttaa positiivisesti myös yrityksen liikevaihtoon ja menestykseen.