Suorituskykymittarit tiedolla johtamisen ytimessä
Nykyaikainen organisaatiotoiminta nojaa vahvasti mitattavissa olevaan suorituskykyyn, minkä seurauksena tunnusluvuista ja suorituskykymittareista on muodostunut olennainen osa operatiivista ja strategista johtamista. Turun kaupungin hankintapalveluissa toteutettu kehityshanke osoittaa, kuinka systemaattinen mittaristojen päivittäminen ja datan visualisointi vahvistavat sisäisten prosessien laatua, tehokkuutta ja hallittavuutta. Oikein valitut mittarit eivät ainoastaan kuvaa nykytilaa, vaan ne toimivat jatkuvan parantamisen ja läpinäkyvän päätöksenteon mahdollistajina.
Strateginen tiedolla johtaminen on Turun kaupungille keskeinen ydintoimintoja vahvistava instrumentti. Erityisesti organisaatiomuutosten ja prosessien uudistamisen yhteydessä mittaristojen tarkoituksenmukaisuuden säännöllinen arviointi on kriittistä, jotta tieto pysyy relevanttina ja tukee arkipäivän työtä. Hankintapalvelujen osto- ja tilauspalvelut -yksikössä toteutetun projektin tavoitteena oli luoda kokonaisuus, joka mahdollistaa datan analysoinnin ja ylläpidon tiedolla johtamisen periaattein.
Lean ja jatkuva parantaminen kehitystyön keskiössä
Kehityshanke toteutettiin yksittäiseen organisaatioon pureutuvana tapaustutkimuksena. Työssä hyödynnettiin Lean-ajattelua, jonka ytimessä on turhan hukkatyön karsiminen ja prosessien sujuvoittaminen, sekä Kaizen-filosofiaa, joka tarkoittaa työyhteisön jatkuvaa parantamista pienin askelein. Kehitystyön käytännön raameina toimi PDCA-sykli (Plan-Do-Check-Act eli suunnittele, tee, tarkista, toimi), joka on neliportainen toimintamalli prosessien systemaattiseen ja jatkuvaan kehittämiseen.
Projektin aikana tunnistettiin, että suorituskyvyn mittaamisessa keskiössä ei ole työntekijöiden valvonta, vaan ongelmatilanteiden ennaltaehkäisy ja muutosprosessien ohjaaminen luotettavan datan avulla. Kehitystyö tehtiin tiiviissä vuoropuhelussa tiimien kanssa, mikä varmisti, että mittarit vastaavat aitoja operatiivisia tarpeita.
Operatiivinen suorituskyky näkyväksi 30 mittarilla
Kehitystyön tuloksena yksikölle muodostettiin 30 operatiivisen suorituskykymittarin kokonaisuus. Mittarit jaettiin kolmen eri tiimin välille:
- Ostojen hallinta
- Tekninen hallinta
- Ostolaskujen hallinta
Uudistettu mittaristo koostuu 24 jatkojalostetusta ja kuudesta täysin uudesta mittarista. Uudet mittarit, kuten hylättyjen palvelupyyntöjen prosentuaalinen osuus, tarjoavat kriittistä tietoa tiimin operatiivisesta toiminnasta ja mahdollistavat poikkeamien havaitsemisen aiempaa nopeammin.
Datan visualisointi sujuvoittaa päätöksentekoa
Pelkkä datan kerääminen ei riitä, vaan tiedon on oltava helposti saavutettavassa ja ymmärrettävässä muodossa. Projektissa luotiin Excel-pohjainen interaktiivinen kojelautaratkaisu (dashboard) visualisoinnin tueksi. Visualisointi mahdollistaa:
- Monimutkaisen tiedon yhdistämisen ja tulkinnan yhdellä silmäyksellä.
- Pitkäaikaisen trendianalyysin ja poikkeamien havainnoinnin manuaalisen tarkastelun sijaan.
- Datan dynaamisen suodattamisen eri muuttujien perusteella, mikä helpottaa ongelmakohtien paikantamista.
Toteutustyökaluksi valittiin Excel tiedon avoimuuden ja saavutettavuuden varmistamiseksi, sillä se on työntekijöille tuttu ja helposti ylläpidettävä työkalu organisaation nykyisessä tietoteknisessä ympäristössä.
Avoin dokumentaatio ja pääsy dataan osallistavat työyhteisön
Yksi projektin keskeisimmistä tuotoksista oli yhtenäinen dokumentaatio koko mittaristolle. Aiemmin tieto oli hajanaista ja ylläpito-ohjeet puutteellisia. Uusi dokumentaatio määrittelee jokaiselle mittarille muun muassa teknisen määritelmän, tietolähteet, päivitysvälit sekä vastuuhenkilöt.
Avoimuus on kehitystyön kulmakivi: jokaisella yksikön työntekijällä on pääsy Excel-pohjiin ja dokumentaatioon. Tämä mahdollistaa sen, että kuka tahansa tiimin jäsen voi itsenäisesti tutkia dataa ja seurata oman työnsä painopisteitä. Yhtenäinen rakenne varmistaa, että mittariston tulkinta on organisaatiossa yhdenmukaista. Tämä luo vankan pohjan tietojohtamisen jatkokehitykselle ja varmistaa, että kehitetty työkalusto pysyy aktiivisessa käytössä myös tulevaisuudessa.
Lähteet
Dalkir, K. 2023. Knowledge Management in Theory and Practice. Fourth edition. Cambridge: MIT Press. (Mukaillen).
Kuntsi, A. 2026. Suorituskykymittareiden kehittäminen tiedolla johtamisen tueksi. Opinnäytetyö (AMK). Turku: Turun ammattikorkeakoulu.
Nunes, F., Alexandre, E. & Gaspar, P. D. 2024. Implementing key performance indicators and designing dashboard solutions in an automotive components company: A case study. Administrative Sciences, 14(8), artikkeli 175. https://doi.org/10.3390/admsci14080175. Viitattu 14.5.2026. (Mukaillen).
Magnific. 2026. Statistics data analysis financial administration circular diagram. Verkkokuvapankki. https://www.magnific.com/free-vector/statistics-data-analysis-financial-administration-circular-diagram-with-colorful-segments-business-pie-chart-statistics-audit-consulting_11669068.htm. Viitattu 14.5.2026.
Parmenter, D. 2019. Key performance indicators: Developing, implementing, and using winning KPIs. 4th edition. Hoboken: John Wiley & Sons. https://ebookcentral.proquest.com/lib/turkuamk-ebooks/detail.action?docID=5969554. Viitattu 14.5.2026. (Mukaillen).
Turun kaupunki. 2021. Turun kaupunkistrategia. https://www.turku.fi/turun-kaupunkistrategia. Viitattu 14.5.2026. (Mukaillen).