Tekoäly päätöksenteon tukena: Automatisoinnin pilotointi Suomen ulkoministeriössä
Miten tekoäly voi helpottaa virkamiesten työtä ja samalla tukea laadukasta päätöksentekoa? Opinnäytetyö tarkasteli tekoälyn roolia strategisessa päätöksenteossa Suomen ulkoministeriössä.
Tavoitteena oli arvioida tekoälypohjaisen automaation hyödyntämismahdollisuuksia ulkoministeriön hallinnollisissa prosesseissa. Tutkimuksessa mallinnettiin AI-automatisoinnin kustannus-hyötyvaikutuksia ja tunnistettiin ne yksiköt, joissa tuottavuushyödyt olisivat merkittävimmät. Lisäksi selvitettiin mahdollinen takaisinmaksu automatisaatiosta.
Tavoitteet
Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia, kuinka tekoäly voi tukea hallinnollisten tehtävien automatisointia ja strategista päätöksentekoa ulkoministeriön sisällä. Tutkimuksessa selvitettiin tekoälyn potentiaalisia arvoja, hyötyjä, investoinnin kannattavuutta sekä sen soveltavuutta ulkoministeriön yksiköihin. Opinnäytetyössä tutkittiin kolmea eri tekoälymallia, joista tunnistettiin potentiaalisin malli automatisointia varten.
Opinnäytetyössä tutkittiin kolmea eri tekoälymallia, joista tunnistettiin potentiaalisin malli automatisointia varten
Digitalisaation myötä myös julkishallinnon odotetaan uudistuvan, ja tekoälyn käyttöönotto on nähty mahdollisuutena lisätä tehokkuutta ja oikeellisuutta.
Tutkimuksen toteutus
Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena ulkoministeriön toimeksiannosta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia metodeja, joista laadullisessa osiossa tehtiin haastatteluja ulkoministeriön neljässä eri yksikössä (vientivalvonta, viisumit, konsulipalvelut ja ihmisoikeustuomioasiat). Tämän lisäksi tutkimukseen tehtiin määrällistä analyysiä ajankäytöstä ja prosessien toistettavuudesta, josta hyödynnettiin ROI-laskelmia varten, jonka avulla tutkimukseen kuului kvantitatiivinen osio. Kvantitatiivisen osion tavoitteena oli identifioida ne yksiköt, joille automatisointi olisi kustannuskohtaisesti kannattavinta.
Tutkimustulokset
Tekoälyn kannattavin käyttökohde löytyi kahdesta yksiköstä: vientivalvonnasta ja ihmisoikeustuomioasioista. Näissä yksiköissä manuaaliset tehtävät, kuten dokumenttien luokittelu ja tapauskohtaisten vastausten laadinta, voivat viedä keskimäärin 2–4 tuntia päivässä työntekijän aikaa. AI-pohjaisen automaation arvioitiin säästävän jopa 880 tuntia vuodessa yksikköä kohden. Automatisoinnin suhteen tulee laki- ja tietoturvaan liittyvät kysymykset huomioida erityisen huolellisesti ja eettisesti. Sisäisellä automatisoinnilla eli organisaation omalla tekoälysovelluslisenssillä tulee jatkuvasti minimoida tietoturvariskejä.
Automatisoinnin suhteen tulee laki- ja tietoturvaan liittyvät kysymykset huomioida erityisen huolellisesti ja eettisesti
Kustannus-hyötyanalyysin perusteella vientivalvonnan yksikön ROI oli 94,6 % ja takaisinmaksuaika 1,04 vuotta. Ihmisoikeusyksikössä vastaavat luvut olivat 59,6 % ja 1,59 vuotta. Sen sijaan viisumi- ja konsuliyksiköissä automaation tuottama hyöty oli merkittävästi pienempi ja ROI jäi negatiiviseksi, minkä takia ei ole välttämätöntä priorisoida näitä yksiköitä automatisaation alkuvaiheeseen.
Johtopäätökset ja jatkotoimenpiteet
Tutkimus osoitti, että tekoälyn hyödyntäminen hallinnollisissa prosesseissa voi tuoda merkittäviä ajansäästöjä ja tukea virkamiesten työn laatuun erityisesti suurivolyymisissä ja toistuvissa työtehtävissä. Tekoäly voi tukea myös oikeudellisten vastausten systematisointia, lisätä päätösten johdonmukaisuutta ja parantaa ennakoitavuutta.
Eettinen näkökulma nousi vahvasti esiin. Vaikka tekoäly voi nopeuttaa prosesseja, sen käyttö erityisesti ihmisoikeusasioissa edellyttää läpinäkyvyyttä, tarkastettavuutta ja ihmisen valvontaa, jotta nämä päätökset vastaisivat yhdenvertaisuuden ja tasa-arvoisen päätöksenteon vaatimuksiin. Pitkät käsittelyajat voivat itsessään muodostaa eettisen ongelman, jonka avulla automatisointi voi toimia keinona parantaa oikeusturvaa ja vastata hallinnon tehokkuusvaateisiin.
Jatkokehityksessä suositellaan tekoälyn laajempaa pilotointia valituissa yksiköissä ja esimerkiksi tekoälyavusteisen chatbotin kokeilua konsulipalveluissa. Automatisointi on kannattavinta priorisoida niihin yksiköihin, joilla on suurimmat manuaaliset työprosessit. On tärkeää varmistaa, että automaatio tukee työntekijöiden osaamista eikä korvaa harkintaa erityisesti oikeudellisissa prosesseissa.
Lähde:
Bao, K. (2025). AI automation processes to enhance strategic decision-making – Theseus. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.