Toimiva muutosjohtaminen onnistuneen ERP-järjestelmän käyttöönoton avaintekijänä
Mitä keinoja on muutosvastarinnan selättämiseen? Entä miten henkilöstö saadaan haluamaan muutosta ja sitoutumaan siihen? Muutosjohtaminen on merkittävä osa organisaation muutosstrategiaa. Tämä nähdään myös Meyer Turun hankintaosastolla toteutetussa tapaustutkimuksessa, jossa lähdettiin selvittämään konkreettisia muutosjohtamisen keinoja, joilla voidaan vaikuttaa henkilöstön muutosvalmiuteen.
ERP-järjestelmän käyttöönotto on merkittävä muutos organisaatiolle ,ja sen vaikutukset ulottuvat sen jokaiselle osa-alueelle. Se kuinka hyvin henkilöstön saa mukaan tällaiseen muutokseen voi vaikuttaa todella suuresti koko käyttöönottoprosessin sujuvuuteen ja sen myötä koko organisaation suoritustehokkuuteen.
Muutosjohtamisen menetelmien tunnistaminen
Muutosjohtamisesta on nykypäivänä löydettävissä laajasti erilaisia tutkimuksia ja vaiheittaisia malleja muutoksen onnistuneeseen hallintaan. Erilaisia malleja ovat esimerkiksi:
- Kotterin 8-vaiheen malli, joka tarjoaa selkeän vaiheittaisen lähestymistavan muutoksen hallintaan
- McKinseyn 7-S-malli, jonka tarkoituksena on analysoida organisaation seitsemää avaintekijää
- ADKAR-malli, joka lähestyy muutosta ihmislähtöisestä näkökulmasta
- LEAN-muutoksenhallintametodi, joka yhdistää Lean-ajattelun ja ketterät muutoksenhallintamenetelmät
Jokainen näistä malleista lähestyy muutosta hieman erilaisesta näkökulmasta, mikä mahdollistaa laajemman organisaation muutosstrategian analysoinnin ja tätä kautta toimivien muutosjohtamisen menetelmien tunnistamisen.
Muutosjohtamisen suurimmat haasteet ja mahdollisuudet ERP-järjestelmän käyttöönotossa
Uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoon liittyy muutosjohtamisen näkökulmasta monia haasteita, mutta onnistuneessa toteutuksessa näitä haasteita ei vain hallita, vaan ne voidaan kääntää mahdollisuuksiksi kasvaa. Esimerkkejä näistä haasteista ja mahdollisuuksista ovat:
- Viestintä, joka tehokkaasti ja oikea-aikaisesti toteutettuna auttaa vähentämään epävarmuutta ja auttaa henkilöstöä näkemään muutoksen hyödyt ja näin helpommin sitoutumaan muutokseen.
- Koulutuksen suunnittelu ja toteutus, joka mahdollistaa henkilöstön valmiuden käyttää uutta järjestelmää käyttöönoton jälkeen suunnitellusti ja näin parantaa organisaation yleistä suorituskykyä.
- Johdon osallistuminen, joka mahdollistaa esimerkin näyttämisen sekä oikeanlaisen resursoinnin henkilöstön tueksi, jotta muutos ei estä päivittäisistä työtehtävistä suoriutumista käyttöönottoon valmistauduttaessa tai sen aikana
Onnistunut muutosjohtaminen ERP-järjestelmää käyttöönotettaessa mahdollistaa, että organisaatio pystyy saamaan toivotut muutoksen hyödyt käyttöönsä. Muutos oikein johdettuna ei siis ole vain pelottava uhka, vaan myös mahdollisuus kasvaa, kehittyä ja saavuttaa parempia tuloksia.
Lähde:
Leppänen, J. 2024. Change management in ERP system transition : a case study of procurement department at Meyer Turku Shipyard – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.