Turvallisuuden kulmakivet: Työohjeet ja prosessikuvaukset avainasemassa organisaation menestyksessä
Yrityksen turvallisuustoiminta on keskeinen osa liiketoiminnan sujuvuutta ja työntekijöiden hyvinvointia. Tämä sisältää kaiken fyysisestä ympäristöstä ja työtapojen turvallisuudesta aina tietoturvaan ja kriisinhallintaan. Keskeinen ja tärkeä osa tehokasta turvallisuustoimintaa on työohjeiden ja prosessikuvauksen merkitys. Ne eivät ainoastaan ohjaa työntekijöitä toimimaan turvallisesti vaan varmistavat myös yhtenäisen toimintamallin yrityksen laajuisten turvallisuusstandardien ylläpitämiseksi.
Työohjeet ja prosessikuvaus
Näiden kahden välinen suhde on keskeinen osa tehokkaassa ja turvallisessa toiminnassa yrityksissä. Vaikka työohjeet ja prosessikuvaus eivät olekaan sama asia, täydentävät ne toisiaan luoden yhdessä selkeyttä, tehokkuutta sekä johdonmukaisuutta työympäristössä.
Työohjeet koostuvat tarkoista ja selkeistä dokumenteista, jotka määrittelevät ja ohjaavat työtehtävien oikeanlaisen suorittamisen. Ohjeet sisältävät yksityiskohtaisia vaiheita, toimintaohjeita sekä turvallisuusmääräyksiä tiettyjen tehtävien hoitamiseen. Ne tarjoavat konkreettisia ohjeita ja suosituksia siitä, miten toimia tietyissä tilanteissa, jotta voidaan varmistaa turvallisuus tehtävää tehdessä.
Prosessikuvaukset ovat laajempia dokumentteja, jotka voivat kattaa esimerkiksi koko liiketoimintaprosessin tai jonkin yksittäisen prosessin, kuten esimerkiksi laskutusprosessin tai purkausprosessin. Prosessikuvaukset auttavat hahmottamaan prosessin kokonaiskuvan kuvaamalla auki prosessiin kuuluvat eri vaiheet, vastuut, resurssit, järjestelmät sekä myös mahdollisesti prosessista syntyvät tiedot.
Kuinka työohjeet ja prosessikuvaukset tukevat yrityksen turvallisuustoimintaa?
Työohjeet ja prosessikuvaukset ovat keskeisiä työkaluja yrityksen turvallisuustoiminnassa. Ne eivät ainoastaan tue työntekijöiden hyvinvointia, vaan myös edistävät organisaation tehokkuutta ja vähentävät riskejä. Selkeyden ja yhtenäisyyden lisäksi ne mahdollistavat riskienhallinnan, tukevat perehdytystä ja varmistavat toimintojen ja vastuiden selkeyden. Tiedonkulun tehostaminen ja toiminnan jatkuvuuden varmistaminen ovat myös keskeisiä näkökohtia, jotka nostavat työohjeet ja prosessikuvaukset korvaamattomiksi työkaluiksi turvallisuuskulttuurin kehittämisessä ja ylläpitämisessä. Jatkuva päivitys ja kehitys ovat avainasemassa sen varmistamisessa, että ohjeet vastaavat muuttuvia standardeja ja yrityksen tarpeita. Näiden elementtien yhdistelmä luo vankan perustan yrityksen turvallisuustoiminnalle, joka tukee työntekijöitä ja varmistaa organisaation menestyksen.
Jotta voidaan varmistua ohjeiden ja kuvausten ajantasaisuudesta, on tärkeää päivittää ja kehittää niitä jatkuvasti muuttuvien standardien sekä yrityksen tarpeiden mukaisesti. Turvallisuuden parantaminen on jatkuva prosessi, joka vaatii laadukkaita ohjeita taustalle tukemaan.
Työohjeiden ja prosessikuvauksen merkitys Neste Oyj:n toiminnassa
Opinnäytetyö keskittyi tutkimaan Neste Oyj:n Porvoon jalostamon junapurkausterminaalin purkausprosessia ja sen mahdollisimman laajaa ja selkeää dokumentointia. Tavoitteena tutkimuksessa oli selvittää mahdollisimman laajasti yrityksen vuonna 2022 loppunut purkausprosessi sekä luoda prosessikuvaus ja työohjeet valmiiksi, mikäli tulevaisuudessa purkausterminaalille löydetään uusi optimaalinen käyttötapa. Dokumentit rakentuivat työntekijöiden haastatteluiden sekä toiveiden perusteella, sekä yrityksen sisäisen tietokannan sisältämiin jo olemassa oleviin työohjeisiin perustuen. Projektin aikana keskusteltiin sekä kirjoitettiin ylös myös vaatimuksia tulevalle mahdolliselle raideoperaattorille, jotta pohjanäkemys toimivalle yhteistyölle olisi valmiina. Neste Oyj:llä on selkeät ja tarkat toimintatavat turvallisuuden näkökulmasta, ja he toivovat myös yhteistyöyritysten sitoutuvan turvalliseen toimintaan sekä sen jatkuvaan kehittämiseen.
Opinnäytetyön tulokset osoittavat, että jo melkein valmiilla työohjeilla ja prosessikuvauksella on iso vaikutus yrityksen eri organisaatioiden näkemykseen prosessista. Raideoperaattorin puuttuessa sekä purkausterminaalin toiminnan loppumisen takia, ei täysin kattavaa työohjetta saatu luotua. Tulevaisuuden tutkimustyössä olisikin tärkeää kehittää ja seurata työohjeiden ja prosessikuvauksen vaikutusta työntekijöiden ja raideoperaattorin päivittäiseen toimintaan, sekä täydentää toimintatavat ohjeisiin terminaalin toiminnan alkamisen jälkeen. Näin ollen saadaan varmistettua ohjeiden ja perehdytyksen kautta turvalliset ja tiedossa olevat toimintatavat, jotka auttavat ehkäisemään mahdollisia riskejä.
Tuomala, E. 2023. Process description of train discharge and a restart plan for the operation: Neste Oyj, Porvoo refinery. Opinnäytetyö. Turku: Turun ammattikorkeakoulu.