Prosessikaavion hyödyt perehdytyksessä
Prosessikaavioita käytetään visuaalisena työkaluna, kun halutaan nopealla tavalla esittää mitä, miten ja missä järjestyksessä kaavion käyttäjä tekee työnsä. Kaaviossa kuvataan kaikki merkittävät työvaiheet yrityksen, osaston tai yksittäisen työntekijän näkökulmasta mahdollisimman yksinkertaisesti. Vaiheet esitetään kronologisessa järjestyksessä ja helposti ymmärrettävässä muodossa.
Prosessikaavion rakenne
Prosessikaavion tulee olla visuaalisesti selkeä. Hyvä kaavio mahtuu yhdelle sivulle, ja siinä on vain oleellinen tieto. Jos dataa on liikaa, puuroutuu kaavio nopeasti, ja sen merkitys hämärtyy. Yhteneväisillä värivalinnoilla, erilaisilla muodoilla, nuolilla ja viivoilla viestitään asioiden liittyvän toisiinsa. Myös fonttien valinnassa tulee ottaa huomioon helppolukuisuus ja saavutettavuus. Yksinkertainen ja suoraviivainen kaavio viestii myös tehokkuudesta.
Perehdytyksen näkökulma
Prosessikaavio on tärkeässä osassa myös uuden työntekijän perehdytystä. Se voi avata yrityksessä käytettäviä epäselviä lyhenteitä ja ammattisanastoa. Uusi työntekijä kertoo kokemuksestaan: ”Muistan kun itse tulin töihin uudelle osastolle, en ymmärtänyt ensimmäisestä suunnittelupalaverista lähes mitään. En tiennyt mikä on ”epari” tai mikä on ”JMS”. Toki palaverin jälkeen kysyin ja sain kollegoilta vastauksen, ja pikkuhiljaa opin itsekin tätä laivanrakentajien koodikieltä. Heräsi kuitenkin ajatus, että tämän voisi hoitaa jotenkin toisin.” Prosessikaaviota ei uudelle työntekijälle edes näytetty. Sitä käytettiin lähinnä esihenkilöiden toimesta osastojen välisissä palavereissa”.
Prosessikaavion käyttö uuden työntekijän perehdytyksessä on hyvä formaatti
Prosessikaavion käyttö uuden työntekijän perehdytyksessä on hyvä formaatti. Uusia työntekijöitä palkataan usein kesken projektin. Silloin on varmasti monesti epäselvempää, mitä milloinkin tapahtuu ja miksi tämän vaiheen jälkeen tehdäänkin näitä, samalta vaikuttavia asioita. Kaaviosta on helppo näyttää, että ”nyt mennään tässä kohdassa”, jolloin uusi työntekijä saa varmasti nopeammin langan päästä kiinni.
Prosessikaavioiden päivityksessä on hyvä poistaa epäolennaisuuksia, vanhentuneita tietoja sekä päivittää sitä muutenkin vastaamaan sen hetken toimintoja. Kaavion tueksi luotiin myös erillinen Powerpoint-tiedosto. Siihen valittiin tarkoituksella napakoita ja lyhyitä selityksiä opittavista asioista. Oli haastavaa tiivistää kymmeniä sivuja tekstiä vain muutamaan lauseeseen. Myös ammattikielessä käytetyt lyhenteet on saatava avatuksi selkeästi. Tätä tehdessä avautui myös itselle, että mitä enemmän asiaan perehdyin, sitä vähemmän tajusin tietäväni.
Yhteenveto
Prosessikaavio on tärkeässä roolissa uuden työntekijän perehdytyksessä. Se auttaa uusia työntekijöitä orientoitumaan uuteen työpaikkaan, ja siten edesauttaa varmasti ryhmäytymisessäkin. Yksinkertainen ja suoraviivainen kaavio viestii tavallaan myös yrityksen tehokkuudesta.
Lähde:
Kavantola, E. 2025. Konevalmistussuunnitteluosaston prosessikaavion päivitys – Meyer Turku, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025112730301
Kuva: Meyer Turku