Laivanrakennusprojekteista oppiminen ja tulevien projektien tehostaminen: Lessons learned
Projektinhallinta laivanrakennuksessa on hyvin kompleksinen ja vaativa kokonaisuus. Erityisesti maailman suurimpien luksusristeilijöiden yli vuoden kestävä rakentaminen telakkaympäristössä on haastavaa jatkuvien muutoksien sekä tiukan aikataulun takia. On erittäin tärkeä kerätä oppeja ja dataa aiemmista projekteista, jotta niiden avulla on mahdollista tehostaa seuraavaan projektin läpivientiä aikataulun ja budjetin osalta.
Projektien tehostamiseen käytetty prosessi
Lessons learned tarkoittaa opittuja oppeja. Sen tarkoituksena on kerätä talteen koko projektin ajalta merkittäviä asioita, onnistumisia, ongelmakohtia ja huomioita, jotka ovat olennaisia korjata tai tehostaa tulevaan projektiin. Lessons learned voidaan mieltää myös osaksi jatkuvaa kehittämistä. Laivanrakennusprojekteissa keskeisiä tarkastelun kohteita voivat olla esimerkiksi seuraavat: alihankkijayhteistyö, materiaalien hallinta, eri rakennusvaiheiden ajoittaminen, esivalmistetuotteiden laatu sekä asennusten laatu.
Lessons learned mielletään usein joksikin, joka tehdään projektin päättyessä. Suurimmat hyödyt saadaan kuitenkin, mikäli jo uuden projektin tarjous- ja suunnitteluvaiheessa käytetään hyödyksi aiempien projektien kokemuksia. Tällöin systemaattisen tiedon keruun jatkuvuus saadaan luonnolliseksi osaksi yrityksen kaikkea projekteihin liittyvää toimintaa.
Lessons learnedin viisi eri vaihetta järjestyksessä:
Projektikolmion mukaisesti meillä on kolme kulmakiveä. Nämä ovat budjetti, laajuus ja aika. Nämä yhdessä muodostavat projektin laadun. Mitä tahansa em. kulmakiveä muuttamalla seuraa väistämättä muutoksia myös toisessa kulmakivessä. Esimerkiksi laajuutta pienentämällä aika ja budjetti pienenee, mutta samalla laatu laskee tai suunniteltu lopputuote ei toteudu. Jos taas lisäämme projektin laajuutta, se tarkoittaa myös resurssien (lue kustannusten) nousua, sillä työvoimaa tai työaikaa täytyy nostaa. Näiden kulmakivien takia projekteista oppiminen on ensiarvoisen tärkeää, sillä tavoitteena on kilpailukyvyn säilyttäminen ja parantaminen jatkossakin.
Prosessin tehostaminen
Kohdeorganisaation sisällä lessons learnedia on helppo tehostaa ja viedä eteenpäin entistä paremmaksi. Yrityksellä on strategia prosessin pyörittämiseen, mutta sen kriittinen tarkastelu ja eri vaiheiden parantaminen luovat jatkossa vielä parempia mahdollisuuksia projektien läpivientiin.
Yrityksessä helppoja kehitettäviä kokonaisuuksia ovat esimerkiksi seuraavat:
- Prosessin aktiivisempi toteuttaminen
- Suunnittelun ja työmaahenkilöstön parannettu yhteistyö ongelmatilanteissa sekä onnistumisten volyymin kasvattamisessa
- Työkalujen luominen tukemaan tehokkaampaa ja helpompaa arkea työmaalla datan keruussa ja ajankohtaisen lessons learned -sisällön tallentamisessa
Yrityksen mahdollisuudet onnistua paremmin tulevassa projektissa
Lessons learned vaatii aktiivista ja jatkuvaa seurantaa. Sen hyödyt voidaan saavuttaa vasta seuraavassa projektin mahdollisesti myöhäisessäkin vaiheessa. Toisaalta on myös realistista saavuttaa hyötyjä ja tehostaa työpaikan toimintoja lyhyemmälläkin aikavälillä, mikäli projektien sisällä tapahtuu toistuvia asioita. Esimerkiksi laivanrakennuksessa lohkovarustelun aikaiset rakennusjärjestykset, kun yksi isompi alue koostuu useasta pienemmästä teräslohkosta ja ne yhdistetään myöhemmin toisiinsa. Yrityksen on mahdollista tehostaa lessons learned prosessiaan ja onnistua projekteissaan tehokkaammin valjastamalla prosessi käyttöön ja panostamalla siihen aiempaa enemmän.
Opinnäytetyö Theseuksessa: https://www.theseus.fi/handle/10024/881212