Esihenkilötyön hiljainen tieto – kasvokkaisen vuorovaikutuksen ja digitaalisten työkalujen tasapaino
Kokeneiden esihenkilöiden eläköityessä tai siirtyessä uusiin tehtäviin organisaatioista uhkaa kadota arvokasta osaamista. Turun AMK:n opinnäytetyö selvitti, miten hiljaista tietoa jaetaan sosiaali- ja terveysalan asiantuntijayksikön esihenkilötiimissä ja mitkä tekijät edistävät ja estävät sen jakamista. Tietoisilla toimilla ja käytännöillä organisaatiot voivat varmistaa elintärkeän osaamispääoman säilymisen ja hyödyntämisen muutoksista huolimatta.
Suomalaista terveydenhuoltojärjestelmää rasittavat heikentynyt talous, henkilöstövaje ja hoitovelka (Valtioneuvosto, 2024, s. 189–190, 332). Organisaatioissa on riski menettää sekä johtamisosaamista että toiminnan jatkuvuuden kannalta kriittistä hiljaista tietoa, sillä merkittävä osa kokeneista esihenkilöistä, kuten jopa 35 % hyvinvointialueiden osastonhoitajista, siirtyy eläkkeelle seuraavan kymmenen vuoden aikana (Keva, 2025).
”Tiedämme usein enemmän kuin kykenemme ilmaisemaan” (Polanyi, 1966, s. 4). Tämä kiteyttää hyvin hiljaisen tiedon – henkilökohtaisen, kokemukseen ja intuitioon perustuvan ymmärryksen, joka ohjaa päivittäistä työtä, mutta jota on vaikea kuvailla sanallisesti, saati kirjata ohjeisiin.
Turun ammattikorkeakoulun Master School -opinnäytetyössä selvitettiin esihenkilöitä haastattelemalla, miten hiljaista tietoa jaetaan sosiaali- ja terveysalan asiantuntijayksikön esihenkilötiimissä ja mitkä tekijät edistävät sekä estävät sen jakamista. Teemahaastattelujen mukaan esihenkilötiimin hiljainen tieto oli kokemuksen myötä kertyneen osaamisen lisäksi muun muassa verkostojen tuntemista, henkilöstöjohtamisen osaamista ja kykyä ennakoida. Hiljainen tieto ei vaatinut aina vuosien kokemusta, vaan se saattoi syntyä kontekstisidonnaisesti tai vaikkapa virheistä oppimalla.
Vuorovaikutus ratkaisee – kasvokkain ja digitaalisesti
Tutkimuksen tulokset olivat linjassa aiemman tutkimuksen kanssa, jonka mukaan suora ja epävirallinen vuorovaikutus ovat erityisen tärkeitä hiljaisen tiedon jakamisessa (ks. esim. Bagieńska, 2024; Castellani ym., 2021). Ääneen pohtiminen, ideoiden pallottelu ja akuuttien ongelmien käsittely mahdollistivat luontevasti hiljaisen tiedon jakamisen erityisesti samassa tilassa työskennellessä.
Viestintäteknologian ja yhteistyöalustojen hyödyntäminen, kuten Microsoft Teamsin käyttö, tiivisti esihenkilötiimin yhteydenpitoa ja paransi hiljaisen tiedon jakamisen mahdollisuuksia monipuolisten ominaisuuksien, kuten keskusteluiden, puheluiden ja tiedostojen jaon ansiosta. Erityisesti videoyhteys mahdollisti syvemmän vuorovaikutuksen ja arkaluonteisempienkin asioiden käsittelyn. Teams-kokouksissa ilmeni kuitenkin haasteita, kuten multitaskaaminen ja läsnäolon epävarmuus videokuvan ollessa pois käytöstä. Digitaalisista mahdollisuuksista huolimatta kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus ja uusien esihenkilöiden perehdytys koettiin edelleen tehokkaimmiksi hiljaisen tiedon välittymisessä.
Luottamus, aika ja arvostus – hiljaisen tiedon jakamisen edistäjät ja esteet
Psykologinen turvallisuus ja luottamus muodostivat perustan hiljaisen tiedon jakamiselle. Esihenkilötiimin ilmapiiri koettiin hyväksi ja kannustavaksi. Hiljaisen tiedon jakamista arvostettiin ja siitä palkittiin pääasiassa aineettomasti kuuntelulla, huomaamisella ja koetulla arvostuksella. Palkitsevaksi koettiin myös tiimin toiminnan ja tehokkuuden kehittyminen.
Haasteena koettiin hiljaisen tiedon sanallistamisen vaikeus. Fyysinen etäisyys ja eri toimipaikoissa työskentely estivät spontaania tiedon jakamista ja vaativat tietoista panostusta sen mahdollistamiseksi. Joskus kiire ja kokousten suuri määrä vähensivät voimavaroja jakaa omaa osaamista tai vastaanottaa muiden jakamaa tietoa.
Esihenkilötiimin jäsenten osallistumisaste tiimin toimintaan vaihteli työroolista riippuen. Vähemmän osallistuvat esihenkilöt kokivat useammin epävarmuutta oman hiljaisen tiedon arvosta, mikä saattoi estää sen jakamista. Kaikki tarpeellinen tieto, kuten kokouksissa käsitellyt asiat ei välttämättä välittyneet heille ajoissa, mikä vaikeutti esimerkiksi sijaistamistilanteita.
Kohti tehokkaampaa tiedon jakamista – kehitysehdotuksia esihenkilötyöhön
Tutkimuksen perusteella esihenkilötiimin hiljaisen tiedon jakamista voidaan tukea parhaiten keskittymällä vuorovaikutusta, luottamusta ja reflektiota edistäviin käytäntöihin. Erityistä huomiota tulisi kiinnittää riittävän ajan ja tilan varaamiseen sekä muodollisille että epämuodollisille arjen kohtaamisille. Pian alkava työnohjaus tarjoaa lupaavan mahdollisuuden luottamukselliseen jakamiseen ja reflektioon. Lisäksi vähemmän osallistuvien esihenkilöiden osallistumista keskeisiin keskusteluihin ja tiedon jakamiseen tulee vahvistaa heidän roolinsa ja psykologisen turvallisuutensa tukemiseksi.
Tulevaisuudessa teknologian, erityisesti tekoälyn, kehitys tulee vaikuttamaan yhä enemmän myös hiljaisen tiedon jakamiseen. Vaikka tekoäly voi tarjota uusia tapoja esimerkiksi osaamisverkostojen visualisointiin tai tiedon tunnistamiseen, on tärkeää muistaa ihmisten välisen vuorovaikutuksen ja luottamuksen korvaamaton arvo. Kasvokkaiset kohtaamiset ja kiireettömät keskustelut rakentavat syvempää ymmärrystä ja luottamusta, jota teknologia ei voi täysin korvata.
Luottamuksellisen työympäristön ylläpitäminen on siis organisaatiolle kriittisen tärkeää, jotta arvokasta hiljaista tietoa saadaan pidettyä ja jaettua organisaatiossa. Omaan työhönsä sitoutunut ja merkityksellisyyttä kokeva ammattilainen haluaa jakaa osaamistaan, kun taas tyytymättömyys voi jopa sabotoida tiedon jakamista (Perotti ym., 2024, s. 1507).
Aiheesta voi lukea lisää Theseuksesta löytyvästä opinnäytetyöraportista.
Lähteet:
Bagieńska, A. (2024). The mediating effect of trust on the relation between interpersonal communication and tacit knowledge sharing. WSEAS Transactions on Business and Economics, 21, 2372–2388. https://doi.org/10.37394/23207.2024.21.196
Castellani, P., Chiara, R., Elena, G., & Raffaela, D. (2021). Tacit knowledge sharing in knowledge-intensive firms: The perceptions of team members and team leaders. Review of Managerial Science, 15(1), 125–155. https://doi.org/10.1007/s11846-019-00368-x
Lehto, A. (2025). Hiljainen tieto esihenkilötyössä. [YAMK-opinnäytetyö, Turun ammattikorkeakoulu]. Theseus. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025061022194
Keva. (2025). Eläköityminen jatkuu ripeänä julkisella alalla. Haettu 1.5.2025 osoitteesta https://www.keva.fi/uutiset-ja-artikkelit/elakoityminen-jatkuu-ripeana-julkisella-alalla/
Perotti, F. A., Rozsa, Z., Kuděj, M., & Ferraris, A. (2024). Building a knowledge sharing climate amid shadows of sabotage: A microfoundational perspective into job satisfaction and knowledge sabotage. Journal of Knowledge Management, 28(5), 1490–1516. https://doi.org/10.1108/JKM-03-2023-0262
Polanyi, M. (1966). The Tacit Dimension. Anchor
Valtioneuvosto. (2024). Tulevaisuusselonteon 1. Osan strateginen toimintaympäristöanalyysi. Valtioneuvoston julkaisuja 2024:54. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-553-5
Kuva: generoitu tekoälyn avulla (OpenAI Sora, 2025)