Työhyvinvoinnin johtamisen arviointisovellus auttaa pk-yrityksiä työhyvinvoinnin johtamisen kehittämisessä
PK-sektori tarvitsee apua työhyvinvoinnin johtamisessa. Vaikka työhyvinvointi tiedetään tärkeäksi, sen johtamisen kysymykset ja käytännöt ovat edelleen vieraita. Fokus-hankkeessa kehitettiin yhteistoiminnallisin menettelyin pk-yritysten tueksi sovellus, jonka avulla yritykset itse voivat arvioida työhyvinvoinnin johtamisen tilaansa ja saada ohjeita sen kehittämiseen.
Tässä artikkelissa esitellään Turun ammattikorkeakoulun Master Schoolin opinnäytetyö, jossa arvioitiin Fokus työhyvinvoinnin johtamiseen! -hankkeessa kehitettävän työhyvinvoinnin johtamisen arviointi- ja kehittämissovelluksen soveltuvuutta vähittäiskaupan pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille). Artikkelissa kerrotaan, minkälaisia rakenteellisia ja sisällöllisiä ominaisuuksia arviointisovelluksessa tulee olla, jotta se palvelisi juuri pk-yritysten työhyvinvoinnin johtamisen kehittämistä.
Työelämän muuttuessa työhyvinvoinnin johtamisen kehittäminen korostuu
Maailman ja työelämän muuttuessa yhä nopeammin tarvitaan yrityksissä hyvää johtamista ja työvälineitä johtamisen tueksi. Kun työntekijät voivat hyvin, on yrityksen helppo ottaa vastaan muutoksia ja kehittyä mukana. Tämän varmasti kaikki allekirjoittavat, mutta onko tiedossa, kuinka työhyvinvointia johdetaan pk-yrityksissä? Mitä työhyvinvoinnin johtaminen on, miten sen tasoa voidaan arvioida ja kuinka sitä voidaan kehittää?
Pk-yrityksille suunniteltu työhyvinvoinnin arviointisovellus auttaa yrityksiä ymmärtämään työhyvinvoinnin johtamisen laajaa kenttää, arvioimaan oman yrityksen työkykyjohtamisen tilaa ja poimimaan tilanteeseen sopivia kehittämisehdotuksia. Opinnäytetyössä haluttiin hyödyntää vähittäiskaupan alan pk-yrittäjien ja asiantuntijoiden näkemyksiä pk-yrityksille soveltuvasta työvälineestä.
Työvälineiden kehitystyössä tulee kuulla käyttäjien tarpeita tarkalla korvalla ja ymmärtää, minkälaiseen todellisuuteen työvälinettä ollaan suunnittelemassa. Opinnäytetyön toteutuksessa yhteistyötä tehtiin sekä kehittäjien, että tulevan työvälineen käyttäjien kanssa riittävän realistisen kuvan saamiseksi.
Miksi työhyvinvoinnin johtaminen on tärkeää?
Henkilöstön työhyvinvointi on organisaatioiden tärkeä menestystekijä, jota tulee, samoin kuin muitakin yrityksen tärkeitä voimavaroja, johtaa systemaattisesti. Tarve työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiselle monimuotoistuvassa ja vaativassa työelämässä on huutava: hybridityön lisääntyminen, työsuhteiden pirstoutuminen, työvoiman monimuotoistuminen, organisaatioiden dynaamisuuden lisääntyminen ja työprosessien muuttuminen teknologian kehityksen myötä ovat esimerkkejä, joiden vaikutuksia tulisi ymmärtää, ennakoida ja kohdata mahdollisimman hyvin valmistautuneena. Yritysbarometrin mukaan pk-sektorilla työskentelee 63-prosenttia työvoimasta (Pk-yritysbarometri kevät 2023).
Vaikka työhyvinvoinnin johtaminen koetaan pk-sektorilla tärkeäksi, resurssit ja osaaminen työhyvinvoinnin johtamiseen eivät välttämättä ole samalla tasolla kuin suuremmissa yrityksissä. Arjen toiminnoissa keskitytään ydintoimintoihin ja tuotantoon (Viitala 2016, 14). Toisaalta pk-yritysten vahvuutena työhyvinvoinnin ylläpitämisessä ja kehittämisessä on matala organisaatio, joka mahdollistaa joustavan ja helpon vuorovaikutuksen johdon ja työntekijöiden välillä sekä nopean ja ketterän päätöksenteon (Liuhamo 2015, 61).
Työhyvinvoinnin johtaminen on kokonaisvaltainen lähestymistapa, jonka kohde on henkilöstön työhyvinvointi ja päämäärä on psykososiaalisesti ja fyysisesti hyvinvoiva henkilöstö. Päämäärään päästään vaikuttamalla organisaatioissa työhyvinvointiin vaikuttaviin tekijöihin kuten työn vaatimusten ja resurssien tasapainoon sekä hyvinvointia tukeviin työolosuhteisiin. Tämä onnistuu parhaiten silloin, kun johtamisen tila ja kehittämistarpeet tunnetaan, kohteet on määritelty ja toiminnalle on luotu yhteinen kehys.
Työhyvinvoinnin johtamisen arviointi ja kehittäminen pk-yrityksissä
Fokus työhyvinvoinnin johtamiseen! -hankkeessa kehitettiin työhyvinvoinnin johtamisen arviointisovellus, jonka avulla pk-yritykset voivat arvioida oman yrityksen työhyvinvoinnin johtamisen tilaa. Hankkeen tavoitteena oli, että työväline auttaisi yrityksiä ottamaan haltuun myös työhyvinvoinnin johtamisen ja tekemään sitä systemaattisemmin ja tavoitteellisemmin. Se onnistuu, kun tiedostaa, mistä työhyvinvointi ja sen johtaminen koostuvat.
Arviointisovellus ohjaa yrityksiä tarkastelemaan työhyvinvoinnin johtamista neljästä näkökulmasta: 1) Työhyvinvoinnin johtamisen suunnittelu, 2) Työhyvinvoinnin johtamisen organisointi, 3) Työhyvinvoinnin lähijohtaminen ja 4) Työhyvinvointitoiminnan jatkuva kehittäminen.
Arviointikohdissa valitaan parhaiten omaa yritystä kuvaava tilanne viisiportaisella asteikolla. Arvioinnin jälkeen sovellus antaa palautteen oman yrityksen työhyvinvoinnin johtamisen tilasta ja linkkien kautta pääsee hyödyntämään oman yrityksen kehityskohteisiin sopivia kehittämisvinkkejä, lomakkeita ja työvälineitä. Sovellukseen, sen kysymyksiin, palautteisiin ja kehittämisvinkkeihin pääsee tutustumaan sivulla www.fokukseen.fi.
Mikä saa pk-yrittäjän kiinnostumaan työhyvinvoinnin johtamisen arviointisovelluksesta?
Opinnäytetyössä vähittäistavarakaupan asiantuntijat ja yrittäjät arvioivat arviointisovelluksen rakenteen, sisällön ja kehittämisehdotusten soveltuvuutta kaupan alan pk-yrittäjille. Tiedonkeruumenetelmänä asiantuntijoilla käytettiin fokusryhmähaastattelua ja yrittäjien osalta sovelluksen käytettävyyden testauksessa hyödynnettiin ääneenajattelutekniikkaa. Niiden analyysien tuloksena saatiin esille, minkälaisia vaatimuksia ja ominaisuuksia pk-yrittäjille sopivassa arviointisovelluksessa tulisi olla. Opinnäytetyössä todettiin, että
- motivoituakseen menetelmän käyttöön yrittäjien pitää ymmärtää sovelluksen käytön edut, ja on tärkeää tuoda ne selkeästi esille heti sovelluksen avaamisen yhteydessä
- sovelluksen tekstin ja sanaston pitää olla käytännönläheistä ja käyttäjille ymmärrettävää
- sovelluksen käytön pitää liittyä yrityksen muuhun johtamiseen, eikä työhyvinvoinnin johtamisen arviointi saa olla yksittäinen siitä erillinen toimenpide
- arvioinnin tekemisen pitää olla nopeaa ja helppoa
- yrityksen saamia tuloksia pitää voida vertailla muiden yritysten tuloksiin
- kehittämisen tueksi tarkoitetut kehittämisehdotukset pitää olla helposti saatavilla.
Ennen kaikkea työvälineen alussa tulee tulla selkeästi esille, mitä hyötyä arvioinnin tekemisestä on juuri minun yritykselleni. Vähittäistavarakaupan asiantuntijoiden mukaan työväline auttaa hahmottamaan työhyvinvoinnin laajaa kenttää yrityksen arjessa ja johtamisessa. Yrittäjät pitivät sovellusta helppokäyttöisenä, mutta huomasivat joidenkin työhyvinvoinnin johtamiseen liittyvien kysymysten ja termien olevan vaikeita hahmottaa tai ymmärtää, erityisesti kaikkein pienempien yritysten näkökulmasta.
Yrittäjiä kiinnostaa, kuinka he sijoittuvat verrattuna muihin yrittäjiin. Vertailu muihin motivoi ja kirittää yrittäjiä kehittämään toimintaa. Vinkit kehittämiseen pitää kuitenkin olla nopeasti ja helposti saatavilla, koska yrittäjän työntäyteisessä arjessa ei ole aikaa hakea tietoa monen klikkauksen takaa.
Työhyvinvoinnin johtamisen tilan arviointi ja sen perusteella suunnitelmallisempi työhyvinvoinnin johtaminen selkeyttää myös muuta johtamista. Kun johtamisen ja työhyvinvoinnin johtamisen perusasiat, esimerkiksi tavoite (visio), keinot (strategia), esihenkilötyö, viestintä ja yrityskulttuuri (kuinka meillä toimitaan ja käyttäydytään) ovat kunnossa ja tiedossa on jo paljon tietä tasoitettu jatkuvassa muutoksessa suunnistamiseen ja työhyvinvoinnin varmistamiseen. Muulla johtamisella voi joko pilata työhyvinvoinnin tai ylläpitää sitä.
Erikokoiset pk-yritykset tarvitsevat niille mukautettuja työvälineitä työhyvinvoinnin johtamiseen
Opinnäytetyön ja muiden Fokus työhyvinvoinnin johtamiseen! -hankkeen pilotointien tulosten perusteella päädyttiin arviointisovelluksesta tekemään kaksi eri versiota: laajempi versio kaikille pk-yrityksille ja lyhyempi versio pienemmille yrityksille. Yrityksille suunnattujen työvälineiden kehityksessä on tärkeää kuulla käyttäjien tarpeita ja kokemuksia, jotta työvälineistä saadaan kohderyhmälle sopivia ja hyödyllisiä. Pk-yritysten matala organisaatiorakenne ja välitön vuorovaikutus työntekijöiden ja johdon tai yrittäjän välillä tekee asioihin reagoimisesta nopeaa ja helppoa. Monet asiat hoituvat arjessa suoraan keskustellen eikä niihin tarvita monimutkaisia prosesseja. Tästä syystä myös työhyvinvoinninjohtamista tukevien työvälineiden tulisi olla ketteriä ja nopeita käyttää.
Pk-yrityksillä on tärkeä asema työllistäjänä sekä suomalaisen työelämän tuottavuuden ja kilpailukyvyn ylläpitämisessä. Pk-sektorin yritysten ja työntekijämäärien lisääntyminen edellyttää yrityksiltä tulevaisuudessa myös systemaattisempaa työhyvinvoinnin johtamista ja kehittämistä. Ei ole samantekevää, kuinka työvoimasta yli 60 prosenttia edustavan joukon työhyvinvointia johdetaan jatkuvassa työelämän muutoksessa ja uhkaavassa työvoimapulassa. Työhyvinvoinnin johtamisen arviointi- ja kehittämissovelluksen käyttöönotto on yritykselle hyvä startti työhyvinvoinnin johtamisen kehittämiseen.
Opinnäytetyö julkaistaan Theseuksessa syksyllä 2023.
Lähteet:
Pk-yritysbarometri kevät 2023. Suomen Yrittäjät, Finnvera Oyj, työ- ja elinkeinoministeriö. Viitattu 19.4.2023. Pk-yritysbarometri, kevät 2023 (yrittajat.fi)
Liuhamo M. 2015. Pienyritysten kehittäminen ja työhyvinvointi. Esitutkimuksen raportti. Helsinki: Työterveyslaitos. Viitattu 14.5.2023. https://urn.fi/URN:ISBN:9789522615763
Viitala, R. 2016. Henkilöstöjohtamisen arvoprosessi pk-yrityksen kilpailukykytekijänä. Teoksessa Kantola, J., Kultalahti S., & Viitala R. (toim). Henkilöstöjohtamisen tila, tarpeet ja tulosvaikutukset pk-yrityksissä. Työsuojelurahaston hankkeen nro 114136 loppuraportti. Vaasan yliopisto. University of Vaasa. Johtaminen ja organisaatiot. Management and Organization. Viitattu 5.4.2023. https://urn.fi/URN:ISBN:9789524767231
Kuva: Tuija Vanhamäki