Vuosikello tukee lähiesihenkilöiden strategista työtä
Työn hallinnan perustana on ajanhallinta. Sen avulla työstä tulee sujuvampaa, ja näin voidaan vaikuttaa myös työn tuottamaan kiireeseen. Johtamisen suunnittelussa, työn organisoinnissa ja tavoitteiden hahmottamisessa voidaan hyödyntää vuosikelloa. Turun ammattikoulun Master School -opinnäytetyössä kehitettiin vuosikello Varsinais-Suomen hyvinvointialueen sote-keskus 7 ja 8 terveysasemien osastonhoitajien työvälineeksi.
Organisaation toiminta perustuu strategiaan, arvoihin, visioon ja missioon. Menestyäkseen organisaation tulee yhteensovittaa näitä elementtejä ja niiden tulisi näkyä organisaation päivittäisessä toiminnassa jokaisella tasolla, myös johtamisessa. (Kaijala & Tolvanen 2020, 14–18; Laaksonen & Ollila 2017, 11, 15, 18.)
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen eli Varhan strategian arvot ovat arvostavan yhdenvertaisesti, vastuullisen vaikuttavasti ja ystävällisesti ammattitaidolla. Hyvinvointialueella panostetaan muutoksen johtamiseen ja esihenkilötyöhön.
Työnhallinnan edellytyksenä on selkeä työrooli, tehokkuuden perustana hallita aikaa
Työn- ja ajanhallinta ovat keskeisiä lähiesihenkilön, kuten osastonhoitajan työssä. Osastonhoitajan työ usein on hajautunutta, moninaista ja keskeytyy usein. (Bjerregård ym. 2020, 75, 83; Jäppinen ym. 2021.) Työ edellyttää monipuolista osaamista hoito- ja terveystieteiden alalta sekä johtamistaitoja ja stressinsietokykyä (Meriläinen ym. 2016.)
Suunnittelematon toiminta synnyttää usein kiireen, kun tehtävät ja tapahtumat tulevat yllättäen eikä niihin ole osattu varautua. Vuosikello on hyvä apuväline strategisesti tärkeiden asioiden suunnittelussa, valmistelussa ja ajoittamisessa. Sen avulla pystytään hahmottamaan ja aikatauluttamaan erilaiset tehtävät ja tapahtumat koko vuodeksi etukäteen. (Rautio ym. 2014, 11, 69; Salonen 2017, 92.) Vuosikello koostuu yleensä useasta kerroksesta. Sen ytimessä ovat organisaation arvot ja visio, toisessa kerroksessa johtamisjärjestelmän eri osat ja uloimmassa kerroksessa yksikön tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet. (Alhola & Lauslahti 2005, 62.)
Hyvinvointialueelle siirtymisen yhteydessä useat osastonhoitajat vaihtoivat tehtäviä tai eläköityivät. Samalla lähes jokaisella terveysasemalla työnsä aloitti uudet lähiesihenkilöt. Tästä seurasi tarve kehittää konkreettinen johtamisen työväline osastonhoitajille.
Kolmitasoinen vuosikello lisää esihenkilöiden hallinnantunnetta
Master Schoolin opinnäytetyössä toteutettiin työpajat Varhan Sote-keskus 7 ja 8 terveysasemien osastonhoitajille ja apulaisosastonhoitajille. Tarkoituksena oli laatia vuosikello tukemaan työn suunnittelua, ajanhallintaa ja työn arviointia. Tavoitteena oli selkeyttää tehtäviä ja auttaa esihenkilöitä hahmottamaan vuosittain toistuvia kokonaisuuksia ja kokonaisuuksien hallintaa sekä kuvata osastonhoitajan tehtävänkuva osana vuosikelloa.
Opinnäytetyön ensimmäisessä työpajassa projektiryhmä tarkasteli osastonhoitajan tehtävänkuvaa ja tiivisti sen yksittäisiin, kuvaaviin sanoihin. Tämän jälkeen pohdittiin ja nostettiin esiin vuosittain toistuvat kokonaisuudet ja tehtävät. Toisessa työpajassa projektiryhmän osallistujat arvioivat ensimmäisen työpajan pohjalta koostetun tuotoksen eli vuosikellon.
Työpajatoiminnan pohjalta laadittu vuosikello koostuu kolmesta eri kerroksesta: sen ytimessä ovat Varhan arvot, toisessa kerroksessa osastonhoitajan tehtävänkuva ja kolmannessa osastonhoitajan työssä ja terveysasemalla toistuvat tehtävät ja kokonaisuudet kuukausittain. Vuosikellon reunaan on lisätty neljä eriväristä tähteä. Tähtiä voi halutessaan käyttää havainnollistamaan tehtävien vaiheita ja niiden etenemistä.
Yhdestä kuvasta esihenkilö pystyy näkemään erilaiset tehtävät ja tapahtumat. Vuosikello tallennetaan sähköiseen muotoon, joten se on jokaisen osaston- ja apulaisosastonhoitajan käytettävissä. Lähiesihenkilöt voivat ladata vuosikellon itselleen ja muokata sitä tarvittaessa yksikkönsä tarpeiden mukaisesti.
Vuosikellon jalkauttamista ja juurruttamista helpottaa se, että projektityöryhmä koostui osaston- ja apulaisosatonhoitajista, jotka pääsivät kehittämään johtamisen työvälinettä omaan työhönsä. Tuoreet lähiesihenkilöt kokivat kehittämistyön ”silmiä avaavana”, mielenkiintoisena ja tärkeänä. Vuosikelloa pidettiin visuaalisesti hyvänä, selkeänä ja konkreettisena – ja mikä tärkeintä, sen koettiin lisäävän hallinnantunnetta.
Lähteet:
Alhola, K. & Lauslahti, S. 2005. Taloutta johtamista varten esimiehille ja asiantuntijoille. Helsinki: Edita.
Bjerregård M., Kaila A., Vehviläinen-Julkunen K. & Miettinen M. 2020. Hoitotyön johtajien ja lähijohtajien työn sisältö erikoissairaanhoidossa. Julkaisussa Hoitotiede 32 (2020): 2, s. 75–85
Jäppinen K., Roos M. Suomien T. & Slater P. 2022. Connection between nurse managers` stress from workload and overall jos stress, job satisfaction and practice environment in central hospitals: A cross-sectional study. Nordic Journal of Nursing Research. vol 42:2, 109-116. Viitattu 5.3.2024. Connection between nurse managers’ stress from workload and overall job stress, job satisfaction and practice environment in central hospitals: A cross-sectional study – Karita Jäppinen, Mervi Roos, Paul Slater, Tarja Suominen, 2022 (turkuamk.fi)
Kaijala M. & Tolvanen K. 2020. Henkilöstö – strateginen investointi. Helsingin seudun kauppakamari. Viro: Printon.
Laaksonen H. & Ollila S. 2017. Lähijohtamisen perusteet terveydenhuollossa. 3. uudistettu painos. Helsinki: Edita Publishing.
Meriläinen, M., Koivisto, K., Sirviö, P. & Tensing, M. 2016. Hoitotyön johtaminen. Teoksessa K. Koivisto & Sandelin, P. (toim.) Sairaanhoitajakoulutusta 120 vuotta Oulussa – Aputytöstä asiantuntijaksi -juhlajulkaisu. ePooki. Oulun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut 33. Viitattu 9.9.2023. http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe2016112930047.
Rautio M., Mäenpää-Moilanen E. & Sorsa-Koskinen R. 2014. Työterveyshuoltoyksikön oman toiminnan suunnittelu. Työterveyslaitos. Tampere: Juvenes Print – Suomen Yliopistopaino Oy
Salonen, K; Eloranta, S.; Hautala, T. & Kinos, S. 2017. Kehittämistoiminta ja kehittämisen menetelmiä ammatillisessa korkeakoulutuksessa. Turun ammattikorkeakoulun oppimateriaaleja 108. Tampere: Suomen Yliopistopaino Oy. Viitattu 2.9.2023. isbn9789522166494.pdf (turkuamk.fi)
Kuva luotu tekoälyllä, Bing AI 10.3.2024.