Palvelu- ja tavarantoimittajan toimitusvarmuuden mittaamisen kautta kohti tehokkaampaa yhteistyötä
Nykyteknologia mahdollistaa palvelu- ja tavarantoimittajien suorituskyvyn seuraamisen tarkemmin ja nopeammin kuin koskaan ennen. Kerättyyn dataan perustuva suorituskyvyn seuraaminen ja arviointi vaatii kuitenkin sen, että mittaustuloksiin voidaan luottaa ja ne ovat helposti hyödynnettävissä. Toimittajien toimitusvarmuuden ollessa yksi tärkeimpiä, ellei jopa tärkein, yksittäinen suorituskykymittari, on tärkeää varmistaa kerätyn datan käytettävyys toimittaja-arvioinneissa, mikä mahdollistaa tehokkaan yhteistyön kehittämisen.
Yritys X:n huomatessa työskentely- ja mittaustapojensa vääristävän todellista, toteutunutta toimitusvarmuutta, oli ajankohtaista kartoittaa yrityksen nykyisiä työskentelytapoja, tavoitteena löytää keino mitata toimitusvarmuutta halutulla tasolla. Työn toimeksiantaja on suomalainen kemianteollisuusyhtiö, joten toimittajien toimitusvarmuus heijastuu suoraan tuotantoon, toimeksiantajan toimitusvarmuuteen ja näin ollen asiakastyytyväisyyteen.
Kommunikoinnin merkitys asiakastyytyväisyyden takaamisessa
Toimitusvarmuus on yksi tärkeimpiä mittareita toimittajien suorituskykyä seuratessa ja se vaikuttaa myös toimittajien luokitteluun, mikä näkyy toimittajayhteistyön tasossa. Strategisen kumppanuuden kehittäminen toimittajan kanssa vaatii tehokasta kommunikaatiota kummankin osapuolen tarpeista, minkä avulla vältetään tuotepuutokset ja vähennetään toimitushäiriöitä osapuolten välillä. Tarpeet ja vaatimukset tulee määritellä, minkä jälkeen seurataan, toteutuuko yhteistyö sovitulla tasolla. Toimittajan suorituskykyä on mahdollista seurata suorituskykymittareiden avulla, missä tärkeimpinä mittareina voidaan pitää hintaa, laatua ja toimitusvarmuutta. Kun näitä tekijöitä pystytään mittaamaan luotettavalla tasolla, on poikkeamiin mahdollista puuttua ajoissa ja yhteistyötä voidaan kehittää sitä kautta. Yhteistyön, materiaalivirran ja asiakkaalle arvoa tuottavien toimintojen lisääntyessä, kulut samalla vähenevät ja asiakastyytyväisyys yleisesti paranee.
”Toimitusvarmuus on yksi tärkeimpiä mittareita toimittajien suorituskykyä seuratessa ja se vaikuttaa myös toimittajien luokitteluun, mikä näkyy toimittajayhteistyön tasossa.”
Mitä mitataan ja miksi?
Yrityksen nykyistä toimintatapaa kartoitettiin opinnäytetyössä kvalitatiivisin tutkimusmetodein, kyselytutkimuksen ja teemahaastattelun avulla. Nykyisillä työskentelytavoilla yrityksellä on käytössään ajantasainen tieto tuotteen saatavuudesta ja toimituspäivämäärästä, mutta toimittajan alun perin vahvistamaa toimitusaikaa ei näe toiminnanohjausjärjestelmästä. Mikäli esimerkiksi toimittajan tuotanto viivästyy ja tämän takia tilauksen toimituspäivämäärää lykätään aiemmin vahvistetusta, ostaja siirtää tiedon ERP-järjestelmään ja yrityksen käytössä oleva analytiikkatyökalu vertaa tilauksen saapumispäivämäärää tähän päivämäärään, vääristäen toimitusvarmuutta. Toimitusvarmuuden mittaamisen pitäisi yrityksen hankintapäällikön määritelmän mukaan perustua toimittajan alun perin lähettämään tilausvahvistukseen ja tässä vahvistettuun toimituspäivämäärään. Tämän takia yrityksen on tarpeen alkaa käyttää toiminnanohjausjärjestelmässään uutta tietokenttää alun perin vahvistetun päivämäärän kirjaamiseen ja analytiikkatyökalun parametrejä tulee muuttaa siten, että se vertaa tilauksen saapumispäivämäärää tähän uuteen tietokenttään.
Toimitusvarmuusdatan ollessa luotettavaa, voidaan sitä käyttää arvioidessa toimittajien suorituskykyä, toimittajia luokitellessa ja seuratessa asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Kun mittaustulos on nähtävissä yrityksen analytiikkatyökalussa, ostajilta säästyy aikaa toimittaja-arviointeja tehdessä ja arviot ovat luotettavampia. Tällöin ne perustuvat kerättyyn dataan ja kaikille on selvää mistä saatu mittaustulos muodostuu. Kaikilla ostajilla tuleekin olla tiedossa, mitä mitataan ja miksi, sekä mihin saatu mittaustulos perustuu. Tämä mahdollistaa sen, että kommunikaatio toimittajan suuntaan on selkeää ja havaitut poikkeamat voidaan selvittää yhdessä toimittajan kanssa.
Yhtenäinen työskentelytapa kaiken keskiössä
Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän ja analytiikkatyökalun parametreihin tehdyt muutokset tulee huomioida myös ostajien työssä, etenkin ostotilausten käsittelyssä, jotta toimintavarmuutta mitataan halutulla tasolla. Tämän vuoksi ostajille kirjoitettiin ohjeistus ostotilausten käsittelyyn ja toimituspäivämäärän merkitsemiseen, minkä tarkoitus on yhtenäistää ostajien työskentelytapoja.
Yhtenäinen tilausten merkkaustapa mahdollistaa sen, että kaikki tietävät, mistä saatu mittaustulos syntyy. Sen myötä mittaustulokset ovat luotettavia ja toimitusvarmuutta mitataan halutulla tarkkuudella. Ohjeistuksessa on otettu huomioon muun muassa se, ilmoittaako toimittaja tilausvahvistuksessaan lähetyspäivämäärän vai toimituspäivämäärän, mikä vaikuttaa toiminnanohjausjärjestelmään merkattavaan päivämäärään. Kyselytutkimuksen tuloksista ilmenikin ostajien törmäävän useisiin kuljetuksista johtuviin viivästyksiin kuukausittain, joten yrityksen tulee seurata myös tätä tarkasti ja nämä viivästykset eivät saa puolestaan heijastua käsityksiin toimittajien toimitusvarmuudesta, mikäli syyt ovat toimittajasta riippumattomia. Jatkotoimenpiteenä toimeksiantajayrityksen tulee selvittää toimittajilta tarkat toimitusaikalupaukset, jotta toimittaja ei voi vahvistaa tilauksen toimitusta kohtuuttoman ajan päähän tilauksen tekemisestä.