Tietotulva kuormittaa esihenkilötyössä – Kognitiivista ergonomiaa pitää kehittää
Työelämän digitalisaatioon liittyvä informaatio- ja viriketulva sekä tiedon monimutkaistuminen kuormittavat aivojamme ja lisäävät riippuvuutta digitaidoista (Sosiaali- ja terveysministeriö 2019, 10–12). Työssäkäyvien terveyttä uhkaavat tekijät ovat vaihtuneet fyysisistä uhkatekijöistä aivoterveyttä uhkaaviin tekijöihin, kun työn kognitiiviset eli tiedonkäsittelyn toimintoihin liittyvät vaatimukset ovat kasvaneet (Haavisto & Oksama 2007, 18–19).
Turun ammattikorkeakoulun Master Schoolin opinnäytetyössä tutkittiin kognitiivista kuormitusta esihenkilötyössä ja etsittiin keinoja kognitiivisen ergonomian parantamiseksi.
Tietotyö ja työn keskeytykset lisäävät kognitiivista kuormitusta
Aivoiltamme vaaditaan työelämässä yhä suurempaa älyllistä joustavuutta, stressinsietokykyä, itseohjautuvuutta sekä muutosvalmiutta (Akila & Nybo 2020). Kognitiiviset vaatimukset liittyvät sekä työtehtäviin että työolosuhteisiin: työn häiriöt ja keskeytykset aiheuttavat kognitiivista kuormitusta, joka on yhteydessä työn sujuvuuteen ja tuottavuuteen sekä työntekijöiden terveyteen. (Kalakoski ym. 2022, 56–57.)
Esihenkilöt kokevat työssään muita työntekijöitä enemmän kognitiivista kuormitusta lisääviä tekijöitä (Pataki-Bittó & Németh 2017, 1816). Master School -opinnäytetyönä tehdyn kirjallisuuskatsauksen tutkimustuloksien perusteella työtehtäviin liittyvää kognitiivista kuormitusta aiheuttavat tietotyö, tietotulva, työn määrä sekä työn vaativuus. Työolosuhteisiin ja -ympäristöön liittyvää kognitiivista kuormitusta aiheuttavat työn keskeytykset ja häiriöt.
Työn kognitiivisen ergonomian toteutumista ja tuottavaa työtä taas mahdollistavat puolestaan useat yksilölliset ja työyhteisön toimintatapoihin liittyvät tekijät sekä työtyytyväisyys, työhön sitoutuminen ja työn autonomia.
Kognitiivinen kuormitus vaanii tehokkuuden tunteen taustalla
Kirjallisuuskatsauksessa selvisi, että esihenkilötyössä työn määrä on suuri, työssä koetaan aikapainetta ja työajan riittämättömyyttä. Käytössä olevat moninaiset sovellukset ja laitteet vaativat hyviä digitaitoja sekä jatkuvaa uuden oppimista. Työn ja vapaa-ajan raja hämärtyy, kun mobiililaitteet mahdollistavat työn tekemisen lähes missä ja milloin tahansa.
Monikanavainen tietotulva vaatii huomion kiinnittämistä aina uuteen asiaan käsillä olevan työtehtävän keskeytyessä ja monitekemisen houkutus on suuri. Kaikki näkökentän liepeillä liikkuva – ihminen toimiston käytävällä tai ponnahdusikkuna näytöllä – kiinnittää huomion ja katkaisee ajatuksen. Omien laitteiden viesti- ja merkkiäänien hiljentäminen ei riitä, vaan ympäristöstä kantautuvat puhe- ja laiteäänet häiritsevät yhtä lailla keskittymistämme. Mitä vaativampaa työtehtävää olemme tekemässä, sitä suurempaa kuormitusta jatkuvat keskeytykset aiheuttavat.
Koettu tietotulva vaikuttaa negatiivisesti työsuoritukseen ja voi johtaa stressiin sekä ajatuksiin työpaikan vaihdosta. Kognitiiviset oireet, kuten muisti- ja keskittymisongelmat, ennustavat sairauspoissaoloja tietotyöläisten keskuudessa. Kognitiivisen kuormituksen aiheuttajiin tulee puuttua ja kehittää työympäristöjä ja työtapoja, jotka vähentävät stressiä ja kuormitusta.
Konkreettiset keinot kognitiivisen ergonomian parantamiseksi
Oman työn tarpeetonta aivokuormaa voi vähentää, mutta tehokkaampaa on tehdä muutoksia koko työyhteisön tasolla kehittämällä kognitiivista ergonomiaa. Opinnäytetyössä esitettiin konkreettisia keinoja sille, miten työkuormitusta voi vähentää ja kognitiivisen ergonomian toteutumista edistää:
- Priorisoi ja aikatauluta työtehtäviä – lisäät työn hallinnan tunnetta.
- Varaa kalenterista aikaa keskittymistä vaativalle työlle – vähennät keskeytyksiä.
- Varaa keskittymistä vaativaan työhön rauhallinen tila – vähennät häiriöitä.
- Laita sovelluksissa varattu/älä häiritse tila päälle – vähennät keskeytyksiä.
- Sulje tarpeettomat sovellukset – vähennät huomion tarpeetonta jakamista.
- Laita käsillä olevaan työhön tarvittavien sovellusten ilmoitukset ja hälytykset äänettömälle – pystyt keskittymään paremmin.
- Rajaa tavoitettavuuttasi työpäivän aikana – vähennät keskeytyksiä.
- Tauota työtä – keskittymiskyky paranee ja työstä palautuminen tehostuu.
- Hyödynnä teknologian tarjoamia muistin apuvälineitä, kuten sovellusten. muistutuksia ja suodattimia – säästät muistiasi tärkeämpiin tehtäviin.
- Ota uusia tieto- ja viestikanavia käyttöön harkiten – hallitset monikanavaista tietotulvaa.
Työyhteisössä kognitiivista ergonomian periaatteet huomioidaan työympäristön ja työtehtävien suunnittelussa, koulutuksessa ja teknologian hyödyntämisessä. Käytössä ovat älykkäät järjestelmät ja automaatio, millä vähennetään rutiinitehtävien määrää ja lisätään aikaa vaativampiin tehtäviin keskittymiselle. Työtehtävät ja vastuualueet vastaavat esihenkilöiden kykyjä ja resursseja, jolloin työn sujuvuus ja mielekkyys kasvavat.
Yhteiset käytänteet lisäävät työmotivaatiota ja hallinnan tunnetta
Kun työtehtävät on selkeästi määritetty ja työn tavoitteet ovat realistiset, työn hallinnan tunne paranee ja työmotivaatio lisääntyy. Työyhteisössä tulee kehittää datalukutaidon osaamista ja noudattaa yhteisiä käytänteitä työn keskeytyksien ja häiriöiden vähentämiseksi. Näin vahvistetaan positiivista organisaatiokulttuuria. Myös tiedon kanavia tulisi rajata – työn hallinnan tunne kasvaa, kun kanavia on rajattu määrä ja niitä hallinnoidaan järkevästi.
Kun puhutaan kognitiivisesta ergonomiasta, on olennaista panostaa esihenkilötyöhön. Säännöllinen tuki esihenkilötyölle ja esihenkilöltä saatu myönteinen palaute vahvistavat organisaatiokulttuuria. Työn autonomia, kuten mahdollisuus vaikuttaa oman työn sisältöön, työaikaan ja -paikkaan lisää työhön sitoutumista.
Lähteet:
Akila, R. & Nybo, T. 2020. Kognitiivinen ja psykososiaalinen kuormittuminen työelämässä. Duodecim Oppiportti. Viitattu 7.3.2024. https://www.oppiportti.fi/op/npg02902/do?p_haku=esimiesty%C3%B6#q=esimiesty%C3%B6
Haavisto, M-L. & Oksama, L. 2007. Kognitiivisen kuormituksen arviointi: esimerkkinä hävittäjälentäjän tehtävä- ja kuormitusanalyysi. Työ ja ihminen -aikakausikirja. Työterveyslaitos 2007. Vol. 21, No 1. Viitattu 23.4.2024. https://www.julkari.fi/handle/10024/132312. 17–29.
Kalakoski, V., Lahti, H., Paajanen, T.,Valtonen, T., Ahtinen, S., Kauppi, M., Turunen, J., Ojajärvi, A., Luokkala, K. 2022. Viisi avausta aivotyöhön – Viisikko : Tutkimushankkeen loppuraportti. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-391-044-7.
Pataki-Bittó, F. & Németh E. 2017. Interruption Overload in an Office Environment: Hungarian Survey Focusing on the Factors that Affect Job Satisfaction and Work Efficiency. International Journal of Economics and Management Engineering. Vol. 11, No 7. 1813-1820.
Sosiaali- ja terveysministeriö. 2019. Turvallisia ja terveellisiä työoloja sekä työkykyä kaikille: Työympäristön ja työhyvinvoinnin linjaukset vuoteen 2030. Toimeenpanosuunnitelma vuosille 2022–2023. Viitattu 16.4.2023. https://stm.fi/julkaisu?pubid=URN:ISBN:978-952-00-8476-9.
Kuva luotu tekoälyllä (Bing AI 21.4.2024).